Khoản phải thu (AR) là gì? Hướng dẫn tìm hiểu về AR và tầm quan trọng của AR

Khoản phải thu là gì?

Khoản phải thu là những khoản tiền đến hạn của doanh nghiệp đối với hàng hóa và dịch vụ đã được giao cho khách hàng nhưng chưa nhận được thanh toán.

Hầu hết các doanh nghiệp cung cấp hàng hóa và dịch vụ của họ bằng hình thức trả sau và tiền mặt. Khách hàng mua trả sau sẽ nhận trước sản phẩm hoặc dịch vụ và nhận hóa đơn. Tuy nhiên, họ có thể thanh toán hóa đơn sau một khoảng thời gian, thường là từ 30 ngày đến 12 tháng.

Trong thời hạn tín dụng, số tiền nợ sẽ vẫn là số dư phải thu trên hóa đơn cho đến khi khách hàng thanh toán.

Nhìn chung, khoản phải thu của doanh nghiệp bạn cho biết bạn chưa thu được bao nhiêu tiền mặt từ khách hàng và là một chỉ báo đáng tin cậy về tình hình tài chính của doanh nghiệp bạn.

Do vậy, điều quan trọng cần lưu ý đó là khoản phải thu không chỉ đề cập đến số tiền mà còn đề cập đến quá trình thu tiền đến hạn của doanh nghiệp bạn. Ví dụ về những hành động mà bạn có thể cân nhắc về quy trình AR bao gồm:

• Soạn thảo và gửi hóa đơn cho khách hàng
• Theo dõi liệu các hóa đơn đã được thanh toán hay chưa
• Theo dõi các hóa đơn chưa thanh toán
• Đối chiếu hóa đơn

Nghe có vẻ rất giống quy trình lập hoá đơn thông thường của bạn? Bởi vì đó chính xác là những gì AR đòi hỏi. Một số người còn gọi quy trình AR là lập hóa đơn hoặc các hóa đơn phải thu.

Về cơ bản, khoản phải thu thể hiện dưới dạng nợ hoặc cấp tín dụng cho khách hàng của bạn. Tuy nhiên, vì số tiền này dành cho dịch vụ hoặc hàng hóa đã được cung cấp nên khách hàng có nghĩa vụ pháp lý phải thanh toán cho bạn, khiến khoản tiền này trở thành tài sản (không phải khoản nợ) trong bảng cân đối kế toán của bạn.

Ví dụ về khoản phải thu là gì?

Ví dụ về khoản phải thu gồm có:

• Bán hàng cho khách hàng bằng tín dụng của cửa hàng
• Đăng ký gói thuê bao (hai tháng một lần, hàng tháng hoặc đôi khi hàng năm)
• Thanh toán trả góp
• Các khoản tiền ghi trên hoá đơn

Tất cả những khoản này đều được coi là khoản phải thu vì đó là chi phí mà khách hàng phải trả sau khi họ đã nhận được hàng hóa hoặc dịch vụ.

Khoản phải thu so với khoản phải trả

Khoản phải trả trái ngược với khoản phải thu. Khi doanh nghiệp nợ bên khác một khoản tiền, họ có trách nhiệm phải trả khoản nợ đó.

Ví dụ: nếu bạn đã nhận được hàng hoá từ nhà cung cấp nhưng chưa thanh toán thì số tiền này sẽ thuộc khoản phải trả đối với bạn và khoản phải thu đối với nhà cung cấp.

Mục tiêu kinh doanh của khoản phải thu là gì?

Có một số mục tiêu kinh doanh liên quan đến quy trình AR. Một số mục tiêu trong số này bao gồm:

Tối đa hóa việc tạo doanh thu

Khoản phải thu của doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng để đánh giá khả năng sinh lời và có thể là một trong những biện pháp tạo doanh thu ổn định nhất. Đây là chỉ dẫn chính xác nhất để cho bạn biết số tiền sẽ đổ vào công ty của bạn là bao nhiêu.

Khi đánh giá xem liệu doanh nghiệp của bạn có sinh lời hay không, bạn có thể kiểm tra các khoản phải thu cộng với các tài sản khác so với các khoản nợ phải trả của mình.

Nếu bạn trừ đi các khoản nợ phải trả khỏi tài sản và kết quả là dương thì doanh nghiệp của bạn làm ăn có lãi.

Nếu không, bạn sẽ cần tìm cách tăng thu nhập. Các khoản phải thu và tài sản ngắn hạn hoặc tài sản lưu động khác, như các khoản thanh toán bằng tiền mặt, là cách tốt nhất để thực hiện việc này một cách nhanh chóng.

Ngoài ra, quy trình AR giúp khách hàng thanh toán hóa đơn đúng hạn. Quy trình này theo dõi các hóa đơn chưa thanh toán và giám sát những khách hàng vẫn chưa thanh toán, đảm bảo họ kịp thời xử lý các hóa đơn chưa thanh toán. Do đó, AR đảm bảo doanh nghiệp của bạn duy trì dòng tiền ổn định và phát triển mạnh.

Giảm nợ xấu

Công nợ khách hàng là điều không thể tránh khỏi trong quá trình kinh doanh. Nhưng bạn có thể giảm thiểu tổn thất nợ khó đòi bằng quy trình lập hóa đơn các khoản phải thu hiệu quả và phù hợp.

Quy trình AR tốt nhất cung cấp thông tin chi tiết và chính xác về khách hàng lý tưởng để hợp tác cũng như khách hàng có khả năng làm tăng chi phí nợ phải thu khó đòi của bạn.

Bạn sẽ biết được khách hàng nào có lịch sử thanh toán đúng hạn và chỉ có thể chọn gia hạn tín dụng cho họ đồng thời tránh những khách hàng có rủi ro cao.

Bộ phận kế toán của bạn cũng có thể sử dụng các thông tin từ quy trình AR để lên phương án trích lập dự phòng nợ xấu thích hợp và tìm cách giảm thiểu tổn thất tài chính cho doanh nghiệp của bạn.

Cải thiện mối quan hệ khách hàng

Một hệ thống AR tốt cho phép các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ khách hàng tuyệt vời cho khách hàng của họ. Bạn có thể tùy chỉnh cách bạn tương tác với khách hàng và giúp họ gắn kết với doanh nghiệp của bạn.

Tạo dựng niềm tin theo cách này làm tăng lòng trung thành của khách hàng. Khách hàng sẽ muốn tiếp tục hợp tác với bạn.

Xác định những điểm cần cải thiện

Thông tin từ các báo cáo lưu chuyển tiền tệ có thể giúp bạn xác định những quy trình kinh doanh nào đang hoạt động tốt cũng như những điểm cần khắc phục và cải thiện. Bạn cũng có thể lấy những thông tin chuyên sâu có giá trị để phục vụ cho chiến lược tăng trưởng của doanh nghiệp bằng cách phân tích báo cáo dòng tiền.

Các chỉ số AR và KPI là gì?

Chỉ số AR và KPI là những thước đo định lượng mà bạn có thể sử dụng để đánh giá hiệu quả của quy trình AR cũng như đánh giá toàn cảnh quy trình kinh doanh của mình ở phạm vi rộng hơn.

Một số chỉ số AR quan trọng nhất cần chú ý bao gồm:

Quy trình AR

Quy trình AR là một quy trình chi tiết và được ghi chép đầy đủ bao gồm năm bước riêng biệt:

Tạo tín dụng

Công ty tạo ra những điều khoản tín dụng và quyết định mức tín dụng họ sẽ cấp cho khách hàng. Việc xác định mức tín dụng này có thể đòi hỏi bạn kiểm tra lịch sử tín dụng của khách hàng và biết được tỷ lệ sử dụng tín dụng của họ để bạn có thể chắc chắn rằng họ sẽ thanh toán trong thời hạn yêu cầu.

Lập hóa đơn

Lập hóa đơn diễn ra sau khi bạn giao hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng. Bạn có thể thực hiện việc này theo cách thủ công bằng cách chuẩn bị và gửi hóa đơn giấy qua đường bưu điện hoặc điện tử.

Hóa đơn điện tử có thể bao gồm một số định dạng khác nhau như hóa đơn gửi qua email hoặc sử dụng hóa đơn được tạo và gửi qua phần mềm quản lý khoản phải thu.

Chúng tôi khuyến nghị bạn nên tự động hóa quy trình này bằng cách tích hợp phần mềm lập hóa đơn các khoản phải thu đáng tin cậy với phần mềm kế toán hiện có của bạn.

Đó là vì lập hóa đơn là công việc mang tính nhạy cảm về thời gian – khách hàng nhận được hóa đơn càng nhanh thì cơ hội thanh toán đúng hạn của họ càng lớn.

Chấp nhận thanh toán

Bạn có thể nhận thanh toán từ khách hàng thông qua các phương thức thanh toán khác nhau, bao gồm điện chuyển khoản quốc tế, thẻ tín dụng ảo, thanh toán bù trừ ACH hoặc séc giấy.

Chúng tôi khuyến nghị nên thiết lập nhiều kênh thanh toán trực tuyến đa dạng để khách hàng có thể thanh toán các khoản nợ của họ một cách dễ dàng và thuận tiện.

Nhưng hãy nhớ rằng, việc thiết lập và chạy mỗi tùy chọn thanh toán trực tuyến đều đi kèm với chi phí tương ứng của phương thức đó. Đảm bảo doanh nghiệp của bạn có thể xử lý tất cả các loại chi phí của phương thức thanh toán bạn đã chọn.

Đối chiếu thanh toán

Quy trình đối chiếu thanh toán liên quan đến việc xác nhận bạn đã nhận được khoản thanh toán của khách hàng và đánh dấu hóa đơn của họ là đã thanh toán.

Đó có thể là một quá trình tẻ nhạt do doanh nghiệp có thể nhận được hàng nghìn khoản thanh toán khác nhau. Hãy cân nhắc sử dụng phần mềm ứng dụng đối chiếu thanh toán tự động để đơn giản hóa quy trình.

Thu hồi công nợ

Nếu bạn không nhận được thanh toán trước ngày đã thỏa thuận, khoản công nợ của khách hàng sẽ trở thành quá hạn.

Bạn có thể chuyển khoản nợ quá hạn đó đến bộ phận thu hồi nợ, nơi nhân viên thu hồi nợ sẽ cố gắng kết nối với khách hàng và làm việc với họ để thu khoản thanh toán.

Lợi ích của khoản phải thu

Bản chất của các khoản phải thu là chúng vừa là tài sản lưu động vừa là tài sản có khả năng thanh khoản cao. Trạng thái của chúng là tài sản lưu động, hay còn gọi là tài sản ngắn hạn, có nghĩa là khách hàng phải thanh toán số tiền đến hạn trong vòng một năm hoặc ít hơn.

Là tài sản có khả năng thanh khoản cao có nghĩa là bạn có thể tiếp cận các khoản phải thu. Chúng tạo thành một phần nguồn vốn doanh nghiệp mà bạn có khả năng dễ tiếp cận hơn và sử dụng làm nguồn vốn cho các hoạt động hàng ngày.

Công ty của bạn có thể sử dụng các khoản phải thu làm tài sản thế chấp cho các đơn xin vay vốn và để thực hiện các nghĩa vụ trả tiền ngắn hạn.

Với cả hai đặc điểm này của các khoản phải thu, khả năng tiếp cận và hoàn vốn nhanh của chúng, AR trở thành nguồn vốn lưu động quan trọng để công ty bạn sử dụng hàng ngày.

Nhược điểm của khoản phải thu

Nhược điểm chính của AR là không có bất kỳ sự đảm bảo nào rằng khách hàng sẽ thanh toán số tiền đến hạn.

Tất nhiên, họ có nghĩa vụ pháp lý phải thanh toán khoản nợ, đặc biệt khi bạn có bằng chứng bằng văn bản như hóa đơn hoặc thỏa thuận đã ký. Tuy nhiên, khách hàng vẫn có thể tránh thanh toán các hoá đơn đến hạn.

Đôi khi, đặc biệt là với khoản tiền nhỏ, bạn có thể phải ghi số tiền đó như là một khoản lỗ hoặc nợ khó đòi. Điều này là do chi phí theo đuổi vụ kiện pháp lý hoặc thông qua cách thức khác (sử dụng nguồn lực của bạn) có thể vượt xa số tiền mà bạn thu được khi làm như vậy.

Nếu khách hàng không thanh toán thì sao?

Nếu khách hàng không thanh toán đúng hạn số tiền họ nợ bạn, hãy thực hiện bất kỳ biện pháp nào sau đây:

Ngắt tín dụng đối với những khách hàng thanh toán muộn

Nếu bạn có khách hàng thường xuyên không thực hiện thanh toán khoản nợ của họ, hãy cân nhắc xem lại mối quan hệ tín dụng của họ với doanh nghiệp của bạn. Bạn có thể gửi cho họ những cảnh báo ban đầu và ngắt tín dụng của họ sau khi họ thường xuyên không thanh toán đúng hạn.

Chỉ tiếp tục cấp tín dụng cho những khách hàng đáp ứng được nghĩa vụ thanh toán đúng hạn.

Chuyển khoản phải thu của họ thành giấy nợ dài hạn

Việc chuyển đổi khoản phải thu của khách hàng thành giấy nợ dài hạn giúp họ có thêm thời gian để trả nợ. Đó là hướng đi tốt nhất nếu bạn không muốn xóa nợ đối với số tiền chưa thanh toán và coi đó là một khoản nợ khó đòi.

Là một giấy nợ dài hạn, số tiền đến hạn được tính là tài sản ngắn hạn hoặc dài hạn trong sổ sách kế toán của bạn.

Thuê một đơn vị cung cấp dịch vụ thu hồi công nợ

Bạn cũng có thể thuê một đơn vị thu hồi công nợ để thay mặt bạn liên hệ với khách hàng và yêu cầu họ thanh toán.

Cách thức tối ưu hóa quy trình AR của bạn

Dưới đây là một số mẹo chuyên gia của chúng tôi để giúp bạn quản lý quy trình AR của mình hiệu quả hơn nhằm tăng chỉ số vòng quay khoản phải thu:

Xây dựng chính sách tín dụng rõ ràng và minh bạch

Các khách hàng của bạn phải biết họ đồng ý những gì khi nhận tín dụng từ công ty của bạn. Bạn cũng phải có bằng chứng về cam kết của họ đối với các điều khoản tín dụng của bạn. Việc thiết lập các chính sách và thỏa thuận tín dụng rõ ràng và bằng văn bản sẽ giúp ích cho bạn khi bạn phải quy trách nhiệm cho khách nợ.

Ngoài ra, hãy sử dụng chính sách tín dụng của bạn như một cơ hội để phác thảo tiêu chuẩn và yêu cầu đối với khách nợ, chỉ chấp nhận những ứng viên đáp ứng được tiêu chuẩn và yêu cầu này cũng như có khả năng thực hiện thanh toán nợ.

Cung cấp cho khách hàng nhiều hình thức thanh toán hơn

Cung cấp cho khách hàng nhiều lựa chọn thanh toán khác nhau có thể giúp bạn giảm số lượng các khoản phải thu cần phải thu hồi sau này. Ngoài tiền mặt trực tiếp và chuyển tiền điện tử, bạn có thể sử dụng các nhà cung cấp dịch vụ tài chính chuyên biệt để thanh toán quốc tế. Nhằm mục đích giúp khách hàng thanh toán dễ dàng ngay lập tức cũng như cho những người thực hiện thanh toán khoản nợ của họ.

Gọi cho khách hàng và lên lịch nhắc nhở thanh toán thường xuyên

Điều cần thiết là phải theo dõi các khoản phải thu chưa được thanh toán. Việc thúc giục khách hàng thanh toán có thể nhắc nhở những người đã thực sự quên khoản thanh toán của họ. Điều này cũng đảm bảo bạn không bỏ qua các khoản thanh toán và mất tiền một cách không cần thiết.

Tự động hoá quy trình của bạn

Bạn có thể tự động hóa nhiều bước khác nhau trong quy trình AR của mình. Ví dụ: bạn có thể tự động hóa việc lập hóa đơn bằng cách sử dụng một số mẫu tự động như trình tạo hoá đơn miễn phí và thiết lập thanh toán hóa đơn định kỳ cho các khoản trả góp hoặc phí thuê gói cước sử dụng dịch vụ. Với phần mềm tốt, bạn cũng có thể tự động hóa lời nhắc thanh toán cho khách hàng của mình.

Payoneer cho phép bạn tích hợp phần mềm QuickBooks với giải pháp thanh toán toàn cầu của nền tảng. Điều này cho phép bạn tự động hóa việc đối chiếu hóa đơn, khớp hóa đơn với thu nhập của bạn. Bạn cũng có thể đối chiếu các khoản phải thu và phải trả để giúp bạn đánh giá lợi nhuận của mình chính xác hơn.

Lời kết

Quản lý doanh nghiệp đòi hỏi sự cân bằng ổn định giữa tính linh hoạt và nguyên tắc. Tất nhiên, phát triển mối quan hệ với khách hàng là điều quan trọng và việc bán hàng trả chậm cho họ có thể nuôi dưỡng niềm tin giữa doanh nghiệp của bạn và họ. Tuy nhiên, quá trình này đòi hỏi những chính sách, quy định rõ ràng và một hệ thống được kiểm soát tốt.

Nếu bạn là chủ doanh nghiệp nhỏ hoặc freelancer, bạn cần hiểu và tối ưu hóa quy trình AR để bạn có thể cải thiện hiệu quả công tác quản lý tiền mặt của mình.

Theo dõi chặt chẽ các khoản phải thu của bạn hiệu quả với những thông tin hữu ích ở trên và thực hiện theo các mẹo ‘hướng dẫn’ mà chúng tôi đã cung cấp.