คู่มือการบัญชี: คืออะไรและทำงานอย่างไร

การบัญชีคืออะไร?

การบัญชีเป็นกระบวนการบันทึก วิเคราะห์ ตีความ และสรุปธุรกรรมทางการเงินของธุรกิจหรือองค์กร ช่วยให้สามารถวัดผล การรายงาน และการสื่อสารข้อมูลทางการเงินไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้อง

ความสำคัญของการบัญชี

การบัญชีมีจุดประสงค์ที่สำคัญหลายประการในโลกธุรกิจ ช่วยในการติดตามประสิทธิภาพทางการเงิน การตัดสินใจโดยอาศัยข้อมูล การปฏิบัติตามกฎระเบียบ การรักษาความปลอดภัยด้านเงินทุน และการประเมินสุขภาพโดยรวมขององค์กร

หลักการบัญชีเบื้องต้น

เพื่อให้มั่นใจถึงความถูกต้องและสม่ำเสมอ การบัญชีจึงเป็นไปตามชุดหลักการและแนวปฏิบัติ หลักการเหล่านี้ประกอบด้วย:

• หลักการจับคู่:ค่าใช้จ่ายจะต้องรับรู้และบันทึกในรอบระยะเวลาบัญชีเดียวกันกับรายได้ที่เกี่ยวข้อง
• หลักการรับรู้รายได้: ควรรับรู้และบันทึกรายได้เมื่อได้รับ โดยไม่คำนึงว่าจะได้รับการชำระเงินจริงเมื่อใด
• หลักการความสอดคล้อง: วิธีการและแนวปฏิบัติทางบัญชีควรมีความสอดคล้องกันเมื่อเวลาผ่านไป เพื่อให้สามารถเปรียบเทียบงบการเงินระหว่างช่วงเวลาต่างๆ ได้อย่างเข้าถึความหมาย
• หลักการที่มีสาระสำคัญ:ข้อมูลทางการเงินควรได้รับการเปิดเผยหากการละเว้นหรือการแสดงข้อมูลที่ขัดต่อข้อเท็จจริงอาจส่งผลต่อกระบวนการตัดสินใจของผู้ใช้โดยอาศัยงบการเงิน

ประเภทของการบัญชี

การบัญชีมีสาขาที่แตกต่างกัน แต่ละสาขาให้บริการตามวัตถุประสงค์เฉพาะ

• การบัญชีบริหารมุ่งเน้นไปที่การตัดสินใจภายใน
• การบัญชีการเงินเกี่ยวข้องกับการจัดทำงบการเงินสำหรับผู้มีส่วนได้เสียภายนอก
• การบัญชีภาษีเกี่ยวข้องกับเรื่องที่เกี่ยวข้องกับภาษี
• การตรวจสอบทำให้มั่นใจในความถูกต้องและการปฏิบัติตามบันทึกทางการเงิน

ความต้องการทางบัญชีที่แตกต่างกันสำหรับธุรกิจประเภทต่างๆ

ธุรกิจแต่ละประเภทมีความต้องการเฉพาะด้านบัญชีเป็นของตัวเอง มาดูประเภทต่างๆ กัน:

• ฟรีแลนซ์ – ฟรีแลนซ์และเจ้าของธุรกิจอิสระมีตัวเลือกในการชำระภาษีด้วยตนเองหรือจ้างนักบัญชีเพื่อดูแลสิ่งต่างๆ ให้พวกเขา ตัวเลือกนี้มักจะขึ้นอยู่กับขนาดของธุรกิจเฉพาะ
• ตลาดกลาง – เจ้าของตลาดซื้อขายไม่เพียงแต่ต้องจัดการธุรกิจและการขายออนไลน์ของตนเท่านั้น แต่ยังต้องรายงานต่อเจ้าหน้าที่เกี่ยวกับผู้ขายในตลาดอีกด้วย สิ่งนี้ย่อมทำให้สิ่งต่าง ๆ มีความซับซ้อนและทำให้เจ้าของธุรกิจต้องมีระบบและมีผู้เชี่ยวชาญที่พร้อมจะจัดการกับความต้องการด้านบัญชีของตนเป็นสิ่งสำคัญมากขึ้น
• ธุรกิจและสตาร์ทอัพ – แม้ว่าธุรกิจเหล่านี้อาจมีขนาดเล็กและอยู่ในช่วงเริ่มต้นของการเดินทาง แต่สิ่งสำคัญคือต้องมีความต้องการด้านบัญชีตามลำดับ นี่คือเหตุผลว่าทำไมพวกเขาจึงมักจะจ้างความช่วยเหลือจากภายนอก (ที่ปรึกษา/นักบัญชี) เพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาได้รับการตั้งค่าอย่างเหมาะสมและเพื่อดำเนินการปฏิบัติงานในแต่ละวัน
• บริษัทและวิสาหกิจ – โดยทั่วไปแล้วธุรกิจเหล่านี้จะมีแผนกบัญชีภายในที่คอยดูแลความต้องการด้านบัญชีของธุรกิจ

รอบบัญชีคืออะไร?

รอบการบัญชีประกอบด้วยชุดขั้นตอนที่นักบัญชีปฏิบัติตามเพื่อบันทึกและวิเคราะห์ธุรกรรมทางการเงิน ขั้นตอนเหล่านี้ได้แก่:

• การระบุและวิเคราะห์ธุรกรรม
• การทำบันทึกแบบประจำวัน
• การผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภท
• การเตรียมงบทดลอง
• ทำการปรับรายการ
• จัดทำงบการเงิน

เอกสารสำคัญสำหรับการบัญชี

นอกเหนือจากการบันทึกและวิเคราะห์ธุรกรรมทางการเงินแล้ว การบัญชียังเกี่ยวข้องกับการจัดการและการจัดระเบียบเอกสารสำคัญต่างๆ เอกสารเหล่านี้ให้เส้นทางกิจกรรมทางการเงินที่ครอบคลุมและเป็นหลักฐานสำคัญสำหรับการตรวจสอบและการวิเคราะห์ทางการเงิน ต่อไปนี้เป็นเอกสารสำคัญบางส่วนที่ใช้ในการบัญชี:

• Invoices: Invoices are documents issued by a seller to a buyer, outlining the details of a sale transaction. They include information such as the date, item, or service sold, quantity, unit price, total amount, payment terms, and any applicable taxes. Invoices serve as evidence of revenue and accounts receivable for the seller and accounts payable for the buyer.
• ใบเสร็จรับเงิน: ใบเสร็จรับเงินเป็นลายลักษณ์อักษรหรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ผู้ขายออกให้กับผู้ซื้อหลังจากได้รับการชำระเงินค่าสินค้าหรือบริการ โดยจะให้หลักฐานการชำระเงินและโดยทั่วไปจะมีรายละเอียดต่างๆ เช่น วันที่ จำนวนเงินที่ชำระ คำอธิบายของสินค้าหรือบริการ และข้อมูลของผู้ขาย ใบเสร็จรับเงินมีความสำคัญอย่างยิ่งในการติดตามรายได้ การตรวจสอบค่าใช้จ่าย และการรักษาบันทึกทางการเงินที่ถูกต้อง
• ใบสั่งซื้อ: ใบสั่งซื้อเป็นเอกสารที่ผู้ซื้อออกให้กับผู้ขายซึ่งระบุถึงความตั้งใจที่จะซื้อสินค้าหรือบริการ โดยจะสรุปปริมาณ คำอธิบาย ราคาที่ตกลงกัน และข้อกำหนดและเงื่อนไขเฉพาะใดๆ ใบสั่งซื้อช่วยสร้างข้อตกลงอย่างเป็นทางการระหว่างผู้ซื้อและผู้ขาย และอำนวยความสะดวกในการบันทึกค่าใช้จ่ายและบัญชีเจ้าหนี้ที่ถูกต้อง
• ใบแจ้งยอดจากธนาคาร: ใบแจ้งยอดจากธนาคารให้ข้อมูลสรุปธุรกรรมและยอดคงเหลือทั้งหมดภายในระยะเวลาที่กำหนดสำหรับบัญชีธนาคาร รวมถึงรายละเอียดต่างๆ เช่น การฝาก การถอน การโอน และค่าธรรมเนียมหรือค่าธรรมเนียมใดๆ ใบแจ้งยอดจากธนาคารมีความสำคัญอย่างยิ่งในการกระทบยอดบัญชี การตรวจสอบธุรกรรม และการรับรองความถูกต้องของข้อมูลทางการเงินที่บันทึกไว้
• บันทึกเงินเดือน: บันทึกเงินเดือนประกอบด้วยเอกสารที่เกี่ยวข้องกับค่าตอบแทนพนักงาน เช่น ใบบันทึกเวลา การคำนวณค่าจ้าง แบบฟอร์มหักภาษี ณ ที่จ่าย และต้นขั้วการจ่ายเงิน บันทึกเหล่านี้จำเป็นสำหรับการคำนวณค่าจ้างพนักงานอย่างแม่นยำ ติดตามค่าใช้จ่ายเงินเดือน และปฏิบัติตามข้อบังคับด้านภาษีและแรงงาน
• งบการเงิน: งบการเงินเป็นรายงานที่เป็นทางการซึ่งให้ภาพรวมของสถานะทางการเงินและผลการดำเนินงานของบริษัท งบการเงินหลักประกอบด้วยงบดุล งบกำไรขาดทุน และงบกระแสเงินสด แถลงการณ์เหล่านี้จะสรุปข้อมูลทางการเงิน รวมถึงสินทรัพย์ หนี้สิน ทุน รายได้ ค่าใช้จ่าย และกระแสเงินสด และให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับสถานะทางการเงินของบริษัท

การจัดระเบียบที่เหมาะสมและการบำรุงรักษาเอกสารสำคัญเหล่านี้มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการบันทึกทางบัญชีและการวิเคราะห์ทางการเงินที่ถูกต้อง การใช้ซอฟต์แวร์บัญชีหรือแพลตฟอร์มบนคลาวด์สามารถช่วยปรับปรุงการจัดการเอกสาร เพิ่มความแม่นยำในการเก็บบันทึก และปรับปรุงประสิทธิภาพโดยรวมในกระบวนการทางบัญชี

ข้อควรพิจารณาทางบัญชีพิเศษ

ในภาพรวมธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา แนวปฏิบัติทางบัญชีต้องปรับให้เข้ากับข้อพิจารณาพิเศษต่างๆ นอกเหนือจากการทำงานจากระยะไกล ข้อควรพิจารณาเหล่านี้เกิดขึ้นจากการดำเนินธุรกิจและแนวโน้มสมัยใหม่ และการทำความเข้าใจสิ่งเหล่านั้นถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการจัดการทางการเงินที่ถูกต้อง นี่คือปัจจัยสำคัญบางประการที่ควรพิจารณา

• การประมวลผลการชำระเงินสำหรับคนทำงานระยะไกล: เนื่องจากการทำงานระยะไกลกลายเป็นเรื่องปกติมากขึ้น ธุรกิจต่างๆ จึงต้องพัฒนาวิธีการประมวลผลการชำระเงินที่มีประสิทธิภาพซึ่งปรับให้เหมาะกับพนักงานที่ทำงานระยะไกล ซึ่งรวมถึงการใช้ระบบการชำระเงินออนไลน์ที่ปลอดภัยหรือตัวเลือกการฝากเงินโดยตรงเพื่อให้แน่ใจว่าได้รับค่าตอบแทนที่ทันท่วงทีและสะดวกสบายสำหรับพนักงานที่อยู่ห่างไกล
• อีคอมเมิร์ซและการขายออนไลน์: การเพิ่มขึ้นของอีคอมเมิร์ซและการขายออนไลน์ทำให้เกิดความท้าทายทางบัญชีที่ไม่เหมือนใคร ธุรกิจจำเป็นต้องติดตามและบันทึกธุรกรรมออนไลน์อย่างรอบคอบ รวมถึงรายได้จากการขาย การคืนเงิน ค่าจัดส่ง และค่าธรรมเนียมที่เกี่ยวข้อง เพื่อสะท้อนถึงประสิทธิภาพทางการเงินของตนอย่างถูกต้อง
• บริการแบบสมัครสมาชิก: ขณะนี้ธุรกิจจำนวนมากเสนอบริการแบบสมัครสมาชิก ซึ่งต้องใช้วิธีปฏิบัติทางบัญชีเฉพาะทาง การรับรู้รายได้จากการสมัครสมาชิก การจัดการการเรียกเก็บเงินตามรอบเวลา และการติดตามอัตราการเปลี่ยนใจของลูกค้าอย่างเหมาะสม มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการรับประกันการรายงานทางการเงินที่ถูกต้อง
• การปฏิบัติตามความปลอดภัยของข้อมูลและความเป็นส่วนตัว: ธุรกิจต้องมั่นใจในการปกป้องข้อมูลทางการเงินและข้อมูลส่วนบุคคลที่ละเอียดอ่อน ข้อควรพิจารณาด้านการบัญชีประกอบด้วยการใช้มาตรการรักษาความปลอดภัยข้อมูลที่เข้มงวด การปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านความเป็นส่วนตัวของข้อมูล และการบัญชีสำหรับต้นทุนหรือหนี้สินที่เกี่ยวข้อง
• การดำเนินธุรกิจระหว่างประเทศ: โลกาภิวัตน์ได้นำไปสู่การดำเนินธุรกิจระหว่างประเทศที่เพิ่มขึ้น การบัญชีสำหรับธุรกรรมข้ามชาติ การแปลงสกุลเงิน และการปฏิบัติตามมาตรฐานการบัญชีระหว่างประเทศและกฎระเบียบด้านภาษี มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการรายงานทางการเงินและการบริหารความเสี่ยงที่ถูกต้อง

คำถามที่พบบ่อย