บัญชีลูกหนี้คืออะไร? คู่มือทำความเข้าใจ AR และความสำคัญ

บัญชีลูกหนี้คืออะไร?

ลูกหนี้การค้าคือจำนวนเงินที่ถึงกำหนดชำระของธุรกิจสำหรับสินค้าและบริการที่ส่งมอบให้กับลูกค้าแล้วแต่ยังไม่ได้ชำระเงิน

องค์กรธุรกิจส่วนใหญ่เสนอสินค้าและบริการในรูปแบบเครดิตและเงินสด ลูกค้าที่ซื้อด้วยเครดิตจะได้รับสินค้าหรือบริการล่วงหน้าและรับใบแจ้งหนี้ อย่างไรก็ตาม พวกเขาสามารถชำระใบแจ้งหนี้ได้หลังจากผ่านไประยะหนึ่ง ซึ่งโดยปกติจะอยู่ระหว่าง 30 วันถึง 12 เดือน

ในระหว่างระยะเวลาเครดิต จำนวนเงินที่ค้างชำระจะยังคงเป็นยอดลูกหนี้ในใบแจ้งหนี้จนกว่าลูกค้าจะชำระเงิน

โดยรวมแล้ว บัญชีลูกหนี้ของธุรกิจของคุณจะแสดงจำนวนเงินที่คุณยังไม่ได้รับจากลูกค้า และเป็นตัวบ่งชี้สถานะทางการเงินของธุรกิจของคุณที่เชื่อถือได้

ที่กล่าวมา สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่าบัญชีลูกหนี้ไม่เพียงแค่หมายถึงจำนวนเงิน แต่ยังรวมถึงกระบวนการเรียกเก็บเงินเนื่องจากธุรกิจของคุณด้วย ตัวอย่างการดำเนินการที่คุณสามารถพิจารณากระบวนการ AR ได้แก่:

• ร่างและส่งใบแจ้งหนี้ของลูกค้า
• การติดตามว่ามีการชำระใบแจ้งหนี้แล้วหรือไม่
• ติดตามใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระ
• การกระทบยอดใบแจ้งหนี้

ฟังดูคล้ายกับกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ทั่วไปของคุณใช่ไหม? นั่นเป็นเพราะนั่นคือสิ่งที่ AR เกี่ยวข้อง บางคนเรียกกระบวนการบัญชีลูกหนี้ว่าการออกใบแจ้งหนี้หรือตั๋วเงินลูกหนี้

โดยพื้นฐานแล้ว บัญชีลูกหนี้จะแสดงตัวเองว่าเป็นหนี้หรือเครดิตที่ขยายให้กับลูกค้าของคุณ อย่างไรก็ตาม เนื่องจากจำนวนเงินดังกล่าวเป็นค่าบริการหรือสินค้าที่จัดส่ง ลูกค้าจึงมีภาระผูกพันตามกฎหมายที่จะจ่ายเงินให้คุณ, ซึ่งทำให้สิ่งนี้ถือเป็นสินทรัพย์ (ไม่ใช่หนี้สิน) ในงบดุลของคุณ

ลูกหนี้มีตัวอย่างอะไรบ้าง?

ตัวอย่างของลูกหนี้ ได้แก่ :

• การขายให้กับลูกค้าโดยใช้เครดิตของร้านค้า
• การสมัครสมาชิก (รายปักษ์ รายเดือน หรือบางครั้งรายปี)
• ค่างวดหรือการผ่อนชำระ
• จำนวนเงินที่ออกใบแจ้งหนี้

ทั้งหมดนี้นับเป็นลูกหนี้เนื่องจากต้นทุนให้กับลูกค้าถึงกำหนดชำระหลังจากได้รับสินค้าหรือบริการแล้ว

บัญชีลูกหนี้และบัญชีเจ้าหนี้

บัญชีเจ้าหนี้อยู่ตรงข้ามกับลูกหนี้ เมื่อธุรกิจเป็นหนี้แก่บุคคลอื่น พวกเขาจะต้องรับผิดชอบในการชำระหนี้นั้น

ตัวอย่างเช่น หากคุณได้รับสินค้าจากซัพพลายเออร์แต่ยังไม่ได้ชำระเงิน จำนวนนี้จะอยู่ภายใต้เจ้าหนี้สำหรับคุณและลูกหนี้ของซัพพลายเออร์

วัตถุประสงค์ทางธุรกิจของบัญชีลูกหนี้คืออะไร?

มีวัตถุประสงค์ทางธุรกิจหลายประการของกระบวนการบัญชีลูกหนี้ บางส่วนได้แก่:

การสร้างรายได้สูงสุด

AR ของธุรกิจของคุณมีความสำคัญต่อการประเมินความสามารถในการทำกำไรและอาจเป็นหนึ่งในมาตรการสร้างรายได้ที่มั่นคงที่สุด เป็นแนวทางที่แม่นยำที่สุดในการแสดงให้คุณเห็นว่าเงินเข้ามาสู่บริษัทของคุณเป็นจำนวนเท่าใด

เมื่อประเมินว่าธุรกิจของคุณมีกำไรหรือไม่ คุณสามารถตรวจสอบลูกหนี้และสินทรัพย์อื่นๆ กับหนี้สินของคุณได้

หากคุณลบหนี้สินออกจากสินทรัพย์และผลลัพธ์เป็นบวก ธุรกิจของคุณก็จะทำกำไรได้

ถ้าทำไม่ได้คุณก็จะต้องหาวิธีเพิ่มรายได้ ลูกหนี้และสินทรัพย์ระยะสั้นหรือหมุนเวียนอื่นๆ เช่น การชำระด้วยเงินสด เป็นวิธีที่ดีที่สุดในการดำเนินการอย่างรวดเร็ว

นอกจากนี้ กระบวนการ AR ยังช่วยให้ลูกค้าชำระบิลได้ตรงเวลา กระบวนการเหล่านี้จะติดตามใบแจ้งหนี้คงค้างและติดตามลูกค้าที่ยังไม่ได้ชำระเงิน เพื่อให้มั่นใจว่าพวกเขาจะชำระใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระได้ทันเวลา ด้วยเหตุนี้ AR จึงทำให้มั่นใจได้ว่าธุรกิจของคุณจะรักษากระแสเงินสดที่สม่ำเสมอและเติบโตต่อไป

การลดหนี้เสีย

หนี้ของลูกค้าเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้เมื่ออยู่ในธุรกิจ แต่คุณสามารถลดการสูญเสียหนี้เสียได้อย่างมากด้วยกระบวนการออกใบแจ้งหนี้บัญชีลูกหนี้ที่เหมาะสม

กระบวนการ AR ที่ดีที่สุดจะให้ข้อมูลเชิงลึกที่แม่นยำเกี่ยวกับลูกค้าในอุดมคติที่จะร่วมงานด้วยและผู้ที่มีแนวโน้มที่จะเพิ่มค่าใช้จ่ายหนี้เสียของคุณ

คุณจะรู้ว่าลูกค้ารายใดมีประวัติที่ดีในการชำระเงินตรงเวลา และสามารถเลือกให้สินเชื่อแก่ลูกค้าได้ในขณะที่หลีกเลี่ยงลูกค้าที่มีความเสี่ยงสูงเท่านั้น

แผนกบัญชีของคุณยังสามารถใช้ข้อมูลเชิงลึกจากกระบวนการบัญชีลูกหนี้เพื่อการตั้งสำรองหนี้สูญที่เหมาะสม และค้นหาวิธีที่จะช่วยเหลือธุรกิจของคุณจากการสูญเสียทางการเงิน

การปรับปรุงความสัมพันธ์กับลูกค้า

ระบบ AR ที่ดีช่วยให้ธุรกิจสามารถให้บริการลูกค้าที่เป็นเลิศแก่ลูกค้าได้ คุณสามารถปรับแต่งวิธีการโต้ตอบกับลูกค้าและช่วยให้พวกเขาผูกพันกับธุรกิจของคุณได้

การสร้างความไว้วางใจในลักษณะนี้จะช่วยเพิ่มความภักดีของลูกค้า ลูกค้าจะต้องการทำธุรกิจกับคุณต่อไป

การกำหนดพื้นที่สำหรับการปรับปรุงพัฒนาให้ดีขึ้น

ข้อมูลจากรายงานกระแสเงินสดสามารถช่วยให้คุณระบุกระบวนการทางธุรกิจที่ทำงานได้ดีและกระบวนการอื่นๆ ที่ต้องมีการปรับปรุง นอกจากนี้คุณยังสามารถรับข้อมูลเชิงลึกอันมีค่าเพื่อแจ้งกลยุทธ์การเติบโตของธุรกิจของคุณโดยการวิเคราะห์รายงานกระแสเงินสด

ตัวชี้วัดบัญชีลูกหนี้และ KPI คืออะไร

หน่วยวัด AR และ KPI เป็นมาตรการเชิงปริมาณที่คุณสามารถใช้เพื่อประเมินประสิทธิภาพของกระบวนการ AR ของคุณและประเมินภาพรวมกระบวนการทางธุรกิจที่กว้างขึ้น

ตัววัด AR ที่สำคัญที่สุดบางส่วนที่ควรคำนึงถึง ได้แก่:

กระบวนการบัญชีลูกหนี้

กระบวนการ AR เป็นกระบวนการที่มีรายละเอียดและมีการจัดทำเอกสารไว้อย่างดี ซึ่งเกี่ยวข้องกับห้าขั้นตอนที่แตกต่างกัน:

การสร้างเครดิต

บริษัทสร้างเงื่อนไขสินเชื่อและตัดสินใจว่าจะให้เครดิตแก่ลูกค้าเป็นจำนวนเท่าใด การพิจารณาเรื่องนี้อาจต้องตรวจสอบประวัติเครดิตของลูกค้าและทำความเข้าใจอัตราการใช้เครดิตของลูกค้า เพื่อให้คุณมั่นใจได้ว่าพวกเขาจะชำระเงินภายในเวลาที่กำหนด

การออกใบแจ้งหนี้

การออกใบแจ้งหนี้เกิดขึ้นหลังจากที่คุณส่งมอบสินค้าหรือบริการให้กับลูกค้า คุณสามารถทำได้ด้วยตนเองโดยเตรียมและส่งใบเรียกเก็บเงินทางไปรษณีย์หรือทางอิเล็กทรอนิกส์

ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์อาจมีรูปแบบที่แตกต่างกัน เช่น ใบแจ้งหนี้ทางอีเมล หรือการใช้ใบแจ้งหนี้ที่สร้างและส่งผ่านซอฟต์แวร์บัญชีลูกหนี้

เราแนะนำให้ทำให้กระบวนการนี้เป็นอัตโนมัติโดยการรวมซอฟต์แวร์บัญชีลูกหนี้ที่เชื่อถือได้เข้ากับซอฟต์แวร์บัญชีที่มีอยู่ของคุณ

นั่นเป็นเพราะว่าการออกใบแจ้งหนี้เป็นงานที่คำนึงถึงเวลา ยิ่งลูกค้าได้รับใบแจ้งหนี้ได้เร็วเท่าไร โอกาสที่พวกเขาจะชำระเงินได้ตรงเวลาก็จะยิ่งมากขึ้นเท่านั้น

การยอมรับการชำระเงิน

คุณสามารถรับการชำระเงินของลูกค้าผ่านช่องทางต่างๆ รวมถึงการโอนเงิน บัตรเครดิตเสมือน การชำระเงิน ACH หรือเช็ค

เราแนะนำให้ตั้งค่าช่องทางการชำระเงินออนไลน์ต่างๆเพื่อให้ลูกค้าชำระหนี้ได้ง่ายและสะดวก

แต่โปรดจำไว้ว่า การตั้งค่าและใช้งานตัวเลือกการชำระเงินออนไลน์แต่ละรายการนั้นมาพร้อมกับค่าใช้จ่าย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าธุรกิจของคุณสามารถรองรับต้นทุนทั้งหมดของวิธีการชำระเงินที่คุณเลือกได้

แอพพลิเคชั่นเงินสด

ขั้นตอนการใช้แอพพลิเคชั่นเงินสดเกี่ยวข้องกับการรับทราบว่าคุณได้รับการชำระเงินของลูกค้าแล้ว และทำเครื่องหมายใบแจ้งหนี้ของลูกค้าว่าชำระเงินแล้ว

อาจเป็นกระบวนการที่น่าเบื่อเพราะธุรกิจได้รับการชำระเงินหลายพันครั้ง พิจารณาใช้ซอฟต์แวร์แอปพลิเคชันเงินสดอัตโนมัติเพื่อลดความซับซ้อนของกระบวนการ

การเก็บรวบรวม

หากคุณไม่ได้รับและชำระเงินภายในวันที่ตกลงกัน บัญชีของลูกค้าจะค้างชำระ

คุณสามารถโอนไปยังที่เก็บรวบรวมได้ โดยที่ผู้รวยรวมจะพยายามเชื่อมต่อกับลูกค้าและทำงานร่วมกับพวกเขาเพื่อเรียกเก็บเงิน

ประโยชน์ของบัญชีลูกหนี้

ลักษณะของลูกหนี้มีทั้งสินทรัพย์หมุนเวียนและสภาพคล่อง สถานะเป็นสินทรัพย์หมุนเวียนหมายความว่าลูกค้าจะต้องชำระเงินตามจำนวนที่ครบกำหนดภายในหนึ่งปีหรือน้อยกว่า

ในฐานะสินทรัพย์สภาพคล่อง คุณสามารถเข้าถึงลูกหนี้ได้ สิ่งเหล่านี้เป็นส่วนหนึ่งของเงินทุนที่เข้าถึงได้มากขึ้นของธุรกิจของคุณ ซึ่งคุณสามารถใช้เป็นแหล่งเงินทุนในแต่ละวันได้

บริษัทของคุณสามารถใช้บัญชีลูกหนี้เป็นหลักประกันในการขอสินเชื่อและเพื่อปฏิบัติตามภาระผูกพันทางการเงินระยะสั้น

ด้วยลักษณะของลูกหนี้ทั้งสองนี้ ความสามารถในการเข้าถึงและผลตอบแทนที่รวดเร็ว สิ่งเหล่านี้จึงกลายเป็นแหล่งเงินทุนหมุนเวียนที่สำคัญสำหรับบริษัทของคุณเพื่อใช้ในแต่ละวัน

ข้อเสียของลูกหนี้การค้า

ข้อเสียเปรียบที่สำคัญของลูกหนี้คือไม่มีการรับประกันว่าลูกค้าจะชำระเงินตามจำนวนที่ครบกำหนดชำระ

แน่นอนว่ามีภาระผูกพันทางกฎหมาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณมีเอกสารหลักฐาน เช่น ใบแจ้งหนี้หรือข้อตกลงที่ลงนาม อย่างไรก็ตาม ลูกค้าอาจยังคงหลีกเลี่ยงการจ่ายเงินที่ถึงกำหนดชำระ

ในบางครั้ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีจำนวนเงินน้อยกว่า คุณอาจต้องตัดจำนวนเงินดังกล่าวออกเป็นค่าใช้จ่ายหนี้สูญหรือขาดทุน เนื่องจากค่าใช้จ่ายในการดำเนินคดีตามกฎหมายหรืออย่างอื่น (การใช้ทรัพยากรของคุณ) อาจสูงกว่าผลตอบแทนจากการทำเช่นนั้นมาก

แล้วถ้าลูกค้าไม่จ่าย?

หากลูกค้าไม่ชำระเงินตามจำนวนที่ติดค้างคุณตรงเวลา ให้ใช้มาตรการใดๆ ต่อไปนี้:

ตัดลูกค้าที่จ่ายเงินล่าช้าออก

หากคุณมีลูกค้าประจำที่ไม่ชำระหนี้ ให้พิจารณาตรวจสอบความสัมพันธ์ด้านเครดิตกับธุรกิจของคุณ คุณสามารถส่งคำเตือนให้พวกเขาตั้งแต่แรก และตัดเครดิตของพวกเขาหลังจากชำระเงินไม่ตรงเวลาเป็นประจำ

ให้สินเชื่อแก่ลูกค้าที่ชำระเงินตรงเวลาเท่านั้น

แปลงลูกหนี้ให้เป็นตั๋วเงินระยะยาว

การแปลงบัญชีลูกหนี้ของลูกค้าเป็นตั๋วเงินรับช่วยให้มีเวลาชำระหนี้มากขึ้น เป็นวิธีที่ดีที่สุดหากคุณไม่ต้องการตัดจำนวนเงินที่ยังไม่ได้ชำระออกและนับเป็นหนี้เสีย

ในฐานะลูกหนี้ตั๋วเงิน จำนวนเงินที่ต้องชำระจะนับเป็นสินทรัพย์หมุนเวียนหรือไม่หมุนเวียนในสมุดบัญชีของคุณ

จ้างตัวแทนเรียกเก็บเงิน

คุณยังอาจจ้างตัวแทนเรียกเก็บเงินเพื่อติดตามผลกับลูกค้าในนามของคุณและเรียกให้พวกเขาชำระเงิน

วิธีเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการบัญชีลูกหนี้ของคุณ

เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญของเราต่อไปนี้จะช่วยให้คุณจัดการกระบวนการ AR ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นเพื่อเพิ่มอัตราการหมุนเวียน:

พัฒนานโยบายสินเชื่อที่ชัดเจน

ลูกค้าของคุณจะต้องรู้ว่าพวกเขาตกลงอะไรเมื่อรับเครดิตจากบริษัทของคุณ คุณต้องมีหลักฐานยืนยันความมุ่งมั่นต่อข้อกำหนดของคุณ การสร้างนโยบายและข้อตกลงด้านเครดิตที่ตรงไปตรงมาและเป็นลายลักษณ์อักษรจะช่วยคุณได้เมื่อคุณต้องให้ลูกหนี้ต้องรับผิดชอบ

นอกจากนี้ ใช้นโยบายเครดิตของคุณเป็นโอกาสในการร่างคุณสมบัติและข้อกำหนดของลูกหนี้ในอุดมคติของคุณ โดยรับเฉพาะผู้สมัครที่มีคุณสมบัติตามโปรไฟล์นี้และสามารถรับชำระเงินได้

ให้ลูกค้ามีช่องทางการชำระเงินมากขึ้น

การให้ทางเลือกการชำระเงินแก่ลูกค้าอาจช่วยลดความจำเป็นในการเรียกเก็บเงินจากลูกหนี้ในภายหลัง นอกเหนือจากเงินสดด้วยตนเองและ EFT แล้ว คุณยังสามารถใช้บริการทางการเงินเฉพาะสำหรับการชำระเงินระหว่างประเทศได้ มุ่งมั่นที่จะทำให้การชำระเงินเป็นเรื่องง่ายทันที แต่ยังสำหรับผู้ที่ชำระหนี้ด้วย

ติดต่อหาพวกเขาและกำหนดเวลาการแจ้งเตือนเป็นประจำ

การติดตามยอดคงเหลือที่ขาดหายไปเป็นสิ่งสำคัญ การแจ้งให้ลูกค้าชำระเงินอาจเตือนผู้ที่ลืมไปแล้วอย่างแท้จริง นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณไม่มองข้ามการชำระเงินและสูญเสียเงินโดยไม่จำเป็นอีกด้วย

ทำให้กระบวนการของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ

คุณสามารถทำให้ขั้นตอนต่างๆ ในกระบวนการบัญชีของคุณเป็นไปโดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติได้โดยใช้เทมเพลต เช่น เครื่องมือสร้างใบแจ้งหนี้ฟรี และการตั้งค่าใบแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำสำหรับการผ่อนชำระหรือการสมัครรับข้อมูล ด้วยซอฟต์แวร์ที่ดี คุณสามารถแจ้งเตือนการชำระเงินให้กับลูกค้าของคุณได้โดยอัตโนมัติ

Payoneer ช่วยให้คุณสามารถรวม QuickBooks เข้ากับโซลูชันการชำระเงินไปทั่วโลกได้ ซึ่งจะทำให้คุณสามารถกระทบยอดใบแจ้งหนี้ได้โดยอัตโนมัติ โดยจับคู่ใบแจ้งหนี้กับรายได้ของคุณ คุณยังสามารถกระทบยอดบัญชีลูกหนี้และเจ้าหนี้เพื่อช่วยให้คุณวัดผลกำไรได้แม่นยำยิ่งขึ้น

บทสรุป

การจัดการธุรกิจต้องมีความสมดุลระหว่างความยืดหยุ่นและกฎระเบียบ แน่นอนว่าการพัฒนาความสัมพันธ์กับลูกค้าเป็นสิ่งสำคัญ และการขายให้พวกเขาด้วยเครดิตสามารถรักษาความไว้วางใจระหว่างธุรกิจของคุณและพวกเขาได้ อย่างไรก็ตาม กระบวนการนี้จำเป็นต้องมีนโยบายและกฎระเบียบที่ชัดเจน และระบบที่มีการควบคุมอย่างดี

หากคุณเป็นเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กหรือฟรีแลนซ์ คุณต้องเข้าใจและเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการบัญชีลูกหนี้ของคุณ เพื่อให้คุณสามารถปรับปรุงการจัดการเงินสดของคุณได้

ดูแลบัญชีลูกหนี้ของคุณอย่างมีประสิทธิภาพด้วยข้อมูลข้างต้นและปฏิบัติตามเคล็ดลับ ‘วิธีการ’ ที่เราให้ไว้