คู่มือการบัญชี: คืออะไรและทำงานอย่างไร

การบัญชีคืออะไร?

การบัญชีเป็นกระบวนการบันทึก วิเคราะห์ ตีความ และสรุปธุรกรรมทางการเงินของธุรกิจหรือองค์กร ช่วยให้สามารถวัดผล การรายงาน และการสื่อสารข้อมูลทางการเงินไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้อง

ความสำคัญของการบัญชี

การบัญชีมีจุดประสงค์ที่สำคัญหลายประการในโลกธุรกิจ ช่วยในการติดตามประสิทธิภาพทางการเงิน การตัดสินใจโดยอาศัยข้อมูล การปฏิบัติตามกฎระเบียบ การรักษาความปลอดภัยด้านเงินทุน และการประเมินสุขภาพโดยรวมขององค์กร

หลักการบัญชีเบื้องต้น

เพื่อให้มั่นใจถึงความถูกต้องและสม่ำเสมอ การบัญชีจึงเป็นไปตามชุดหลักการและแนวปฏิบัติ หลักการเหล่านี้ประกอบด้วย:

• หลักการจับคู่:ค่าใช้จ่ายจะต้องรับรู้และบันทึกในรอบระยะเวลาบัญชีเดียวกันกับรายได้ที่เกี่ยวข้อง
• หลักการรับรู้รายได้: ควรรับรู้และบันทึกรายได้เมื่อได้รับ โดยไม่คำนึงว่าจะได้รับการชำระเงินจริงเมื่อใด
• หลักการความสอดคล้อง: วิธีการและแนวปฏิบัติทางบัญชีควรมีความสอดคล้องกันเมื่อเวลาผ่านไป เพื่อให้สามารถเปรียบเทียบงบการเงินระหว่างช่วงเวลาต่างๆ ได้อย่างเข้าถึความหมาย
• หลักการที่มีสาระสำคัญ:ข้อมูลทางการเงินควรได้รับการเปิดเผยหากการละเว้นหรือการแสดงข้อมูลที่ขัดต่อข้อเท็จจริงอาจส่งผลต่อกระบวนการตัดสินใจของผู้ใช้โดยอาศัยงบการเงิน

ประเภทของการบัญชี

การบัญชีมีสาขาที่แตกต่างกัน แต่ละสาขาให้บริการตามวัตถุประสงค์เฉพาะ

• การบัญชีบริหารมุ่งเน้นไปที่การตัดสินใจภายใน
• การบัญชีการเงินเกี่ยวข้องกับการจัดทำงบการเงินสำหรับผู้มีส่วนได้เสียภายนอก
• การบัญชีภาษีเกี่ยวข้องกับเรื่องที่เกี่ยวข้องกับภาษี
• การตรวจสอบทำให้มั่นใจในความถูกต้องและการปฏิบัติตามบันทึกทางการเงิน

ความต้องการทางบัญชีที่แตกต่างกันสำหรับธุรกิจประเภทต่างๆ

ธุรกิจแต่ละประเภทมีความต้องการเฉพาะด้านบัญชีเป็นของตัวเอง มาดูประเภทต่างๆ กัน:

• ฟรีแลนซ์ – ฟรีแลนซ์และเจ้าของธุรกิจอิสระมีตัวเลือกในการชำระภาษีด้วยตนเองหรือจ้างนักบัญชีเพื่อดูแลสิ่งต่างๆ ให้พวกเขา ตัวเลือกนี้มักจะขึ้นอยู่กับขนาดของธุรกิจเฉพาะ
• ตลาดกลาง – เจ้าของตลาดซื้อขายไม่เพียงแต่ต้องจัดการธุรกิจและการขายออนไลน์ของตนเท่านั้น แต่ยังต้องรายงานต่อเจ้าหน้าที่เกี่ยวกับผู้ขายในตลาดอีกด้วย สิ่งนี้ย่อมทำให้สิ่งต่าง ๆ มีความซับซ้อนและทำให้เจ้าของธุรกิจต้องมีระบบและมีผู้เชี่ยวชาญที่พร้อมจะจัดการกับความต้องการด้านบัญชีของตนเป็นสิ่งสำคัญมากขึ้น
• ธุรกิจและสตาร์ทอัพ – แม้ว่าธุรกิจเหล่านี้อาจมีขนาดเล็กและอยู่ในช่วงเริ่มต้นของการเดินทาง แต่สิ่งสำคัญคือต้องมีความต้องการด้านบัญชีตามลำดับ นี่คือเหตุผลว่าทำไมพวกเขาจึงมักจะจ้างความช่วยเหลือจากภายนอก (ที่ปรึกษา/นักบัญชี) เพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาได้รับการตั้งค่าอย่างเหมาะสมและเพื่อดำเนินการปฏิบัติงานในแต่ละวัน
• บริษัทและวิสาหกิจ – โดยทั่วไปแล้วธุรกิจเหล่านี้จะมีแผนกบัญชีภายในที่คอยดูแลความต้องการด้านบัญชีของธุรกิจ

รอบบัญชีคืออะไร?

รอบการบัญชีประกอบด้วยชุดขั้นตอนที่นักบัญชีปฏิบัติตามเพื่อบันทึกและวิเคราะห์ธุรกรรมทางการเงิน ขั้นตอนเหล่านี้ได้แก่:

• การระบุและวิเคราะห์ธุรกรรม
• การทำบันทึกแบบประจำวัน
• การผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภท
• การเตรียมงบทดลอง
• ทำการปรับรายการ
• จัดทำงบการเงิน

เอกสารสำคัญสำหรับการบัญชี

นอกเหนือจากการบันทึกและวิเคราะห์ธุรกรรมทางการเงินแล้ว การบัญชียังเกี่ยวข้องกับการจัดการและการจัดระเบียบเอกสารสำคัญต่างๆ เอกสารเหล่านี้ให้เส้นทางกิจกรรมทางการเงินที่ครอบคลุมและเป็นหลักฐานสำคัญสำหรับการตรวจสอบและการวิเคราะห์ทางการเงิน ต่อไปนี้เป็นเอกสารสำคัญบางส่วนที่ใช้ในการบัญชี:

• ใบแจ้งหนี้: ใบแจ้งหนี้คือเอกสารที่ผู้ขายออกให้กับผู้ซื้อ โดยสรุปรายละเอียดของธุรกรรมการขาย รวมถึงข้อมูลต่างๆ เช่น วันที่ สินค้า หรือบริการที่ขาย ปริมาณ ราคาต่อหน่วย จำนวนเงินทั้งหมด เงื่อนไขการชำระเงิน และภาษีที่เกี่ยวข้อง ใบแจ้งหนี้ทำหน้าที่เป็นหลักฐานรายได้และบัญชีลูกหนี้ของผู้ขายและบัญชีเจ้าหนี้ของผู้ซื้อ
• ใบเสร็จรับเงิน: ใบเสร็จรับเงินเป็นลายลักษณ์อักษรหรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ผู้ขายออกให้กับผู้ซื้อหลังจากได้รับการชำระเงินค่าสินค้าหรือบริการ โดยจะให้หลักฐานการชำระเงินและโดยทั่วไปจะมีรายละเอียดต่างๆ เช่น วันที่ จำนวนเงินที่ชำระ คำอธิบายของสินค้าหรือบริการ และข้อมูลของผู้ขาย ใบเสร็จรับเงินมีความสำคัญอย่างยิ่งในการติดตามรายได้ การตรวจสอบค่าใช้จ่าย และการรักษาบันทึกทางการเงินที่ถูกต้อง
• ใบสั่งซื้อ: ใบสั่งซื้อเป็นเอกสารที่ผู้ซื้อออกให้กับผู้ขายซึ่งระบุถึงความตั้งใจที่จะซื้อสินค้าหรือบริการ โดยจะสรุปปริมาณ คำอธิบาย ราคาที่ตกลงกัน และข้อกำหนดและเงื่อนไขเฉพาะใดๆ ใบสั่งซื้อช่วยสร้างข้อตกลงอย่างเป็นทางการระหว่างผู้ซื้อและผู้ขาย และอำนวยความสะดวกในการบันทึกค่าใช้จ่ายและบัญชีเจ้าหนี้ที่ถูกต้อง
• ใบแจ้งยอดจากธนาคาร: ใบแจ้งยอดจากธนาคารให้ข้อมูลสรุปธุรกรรมและยอดคงเหลือทั้งหมดภายในระยะเวลาที่กำหนดสำหรับบัญชีธนาคาร รวมถึงรายละเอียดต่างๆ เช่น การฝาก การถอน การโอน และค่าธรรมเนียมหรือค่าธรรมเนียมใดๆ ใบแจ้งยอดจากธนาคารมีความสำคัญอย่างยิ่งในการกระทบยอดบัญชี การตรวจสอบธุรกรรม และการรับรองความถูกต้องของข้อมูลทางการเงินที่บันทึกไว้
• บันทึกเงินเดือน: บันทึกเงินเดือนประกอบด้วยเอกสารที่เกี่ยวข้องกับค่าตอบแทนพนักงาน เช่น ใบบันทึกเวลา การคำนวณค่าจ้าง แบบฟอร์มหักภาษี ณ ที่จ่าย และต้นขั้วการจ่ายเงิน บันทึกเหล่านี้จำเป็นสำหรับการคำนวณค่าจ้างพนักงานอย่างแม่นยำ ติดตามค่าใช้จ่ายเงินเดือน และปฏิบัติตามข้อบังคับด้านภาษีและแรงงาน
• งบการเงิน: งบการเงินเป็นรายงานที่เป็นทางการซึ่งให้ภาพรวมของสถานะทางการเงินและผลการดำเนินงานของบริษัท งบการเงินหลักประกอบด้วยงบดุล งบกำไรขาดทุน และงบกระแสเงินสด แถลงการณ์เหล่านี้จะสรุปข้อมูลทางการเงิน รวมถึงสินทรัพย์ หนี้สิน ทุน รายได้ ค่าใช้จ่าย และกระแสเงินสด และให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับสถานะทางการเงินของบริษัท

การจัดระเบียบที่เหมาะสมและการบำรุงรักษาเอกสารสำคัญเหล่านี้มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการบันทึกทางบัญชีและการวิเคราะห์ทางการเงินที่ถูกต้อง การใช้ซอฟต์แวร์บัญชีหรือแพลตฟอร์มบนคลาวด์สามารถช่วยปรับปรุงการจัดการเอกสาร เพิ่มความแม่นยำในการเก็บบันทึก และปรับปรุงประสิทธิภาพโดยรวมในกระบวนการทางบัญชี

ข้อควรพิจารณาทางบัญชีพิเศษ

ในภาพรวมธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา แนวปฏิบัติทางบัญชีต้องปรับให้เข้ากับข้อพิจารณาพิเศษต่างๆ นอกเหนือจากการทำงานจากระยะไกล ข้อควรพิจารณาเหล่านี้เกิดขึ้นจากการดำเนินธุรกิจและแนวโน้มสมัยใหม่ และการทำความเข้าใจสิ่งเหล่านั้นถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการจัดการทางการเงินที่ถูกต้อง นี่คือปัจจัยสำคัญบางประการที่ควรพิจารณา

• การประมวลผลการชำระเงินสำหรับคนทำงานระยะไกล: เนื่องจากการทำงานระยะไกลกลายเป็นเรื่องปกติมากขึ้น ธุรกิจต่างๆ จึงต้องพัฒนาวิธีการประมวลผลการชำระเงินที่มีประสิทธิภาพซึ่งปรับให้เหมาะกับพนักงานที่ทำงานระยะไกล ซึ่งรวมถึงการใช้ระบบการชำระเงินออนไลน์ที่ปลอดภัยหรือตัวเลือกการฝากเงินโดยตรงเพื่อให้แน่ใจว่าได้รับค่าตอบแทนที่ทันท่วงทีและสะดวกสบายสำหรับพนักงานที่อยู่ห่างไกล
• อีคอมเมิร์ซและการขายออนไลน์: การเพิ่มขึ้นของอีคอมเมิร์ซและการขายออนไลน์ทำให้เกิดความท้าทายทางบัญชีที่ไม่เหมือนใคร ธุรกิจจำเป็นต้องติดตามและบันทึกธุรกรรมออนไลน์อย่างรอบคอบ รวมถึงรายได้จากการขาย การคืนเงิน ค่าจัดส่ง และค่าธรรมเนียมที่เกี่ยวข้อง เพื่อสะท้อนถึงประสิทธิภาพทางการเงินของตนอย่างถูกต้อง
• บริการแบบสมัครสมาชิก: ขณะนี้ธุรกิจจำนวนมากเสนอบริการแบบสมัครสมาชิก ซึ่งต้องใช้วิธีปฏิบัติทางบัญชีเฉพาะทาง การรับรู้รายได้จากการสมัครสมาชิก การจัดการการเรียกเก็บเงินตามรอบเวลา และการติดตามอัตราการเปลี่ยนใจของลูกค้าอย่างเหมาะสม มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการรับประกันการรายงานทางการเงินที่ถูกต้อง
• การปฏิบัติตามความปลอดภัยของข้อมูลและความเป็นส่วนตัว: ธุรกิจต้องมั่นใจในการปกป้องข้อมูลทางการเงินและข้อมูลส่วนบุคคลที่ละเอียดอ่อน ข้อควรพิจารณาด้านการบัญชีประกอบด้วยการใช้มาตรการรักษาความปลอดภัยข้อมูลที่เข้มงวด การปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านความเป็นส่วนตัวของข้อมูล และการบัญชีสำหรับต้นทุนหรือหนี้สินที่เกี่ยวข้อง
• การดำเนินธุรกิจระหว่างประเทศ: โลกาภิวัตน์ได้นำไปสู่การดำเนินธุรกิจระหว่างประเทศที่เพิ่มขึ้น การบัญชีสำหรับธุรกรรมข้ามชาติ การแปลงสกุลเงิน และการปฏิบัติตามมาตรฐานการบัญชีระหว่างประเทศและกฎระเบียบด้านภาษี มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการรายงานทางการเงินและการบริหารความเสี่ยงที่ถูกต้อง

คำถามที่พบบ่อย