Что такое инвойсы и зачем они бизнесу?

В мире бизнеса изучение тонкостей бухгалтерского учета и выставления счетов имеет решающее значение для достижения успеха. Очень важно всегда быть уверенными, что клиенты платят вам вовремя и по правильным ставкам, а также сообщать точную информацию о своих доходах своему бухгалтеру или властям.

В этой статье мы погрузимся в мир выставления счетов и поймем, что такое инвойс, рассмотрим несколько примеров, поймем, почему это важно, и т.д.

Что такое инвойс?

Инвойс – ​​это бухгалтерский документ, который продавец предоставляет покупателю. В нем перечисленны предоставленные услуги или товары и сумма к оплате. Конечная цель инвойса — уведомить покупателя о необходимости оплаты предоставленных услуг. Это релевантно как для B2B, так и для B2C-продаж.

Инвойс обычно выписывается после предоставления услуг или товаров, но до осуществления оплаты. Это главное различие между инвойсом и чеком. При этом в разных странах и бизнес-моделях действуют разные правила, и всегда важно проверять, какие учетные документы и на каком этапе процесса продаж вы должны создавать.

Что обычно включено в инвойс?

В зависимости от типа бизнеса в инвойс могут быть включены разные данные. Вот самые распространенные элементы инвойсов:

• Заголовок инвойса: сюда входит название компании, адрес, контактная информация, номер счета, идентификационный номер налогоплательщика, веб-сайт и дата.
• Информация о клиенте: Имя и контактная информация клиента.
• Описание продуктов или услуг: В этом разделе дается подробное описание предоставляемых товаров или услуг, а также количество, цена за единицу и общая стоимость каждого товара.
• Общая сумма к оплате: Это вся сумма к оплате за все товары в счете-фактуре, включая все налоги и скидки.
• Условия оплаты: Условия оплаты товаров и услуг компании.
• Плата за просрочку платежа: Любые сборы или штрафы, налагаемые за просрочку платежа.
• Дополнительная информация: Сюда входят сборы за доставку и обработку, условия и специальные указания.

Какие типы инвойсов бывают?

Предотвращение мошенничества с платежами является важнейшим аспектом защиты бизнеса от финансовых потерь и репутационного ущерба. Вот наши главные рекомендации, как защитить себя от мошенничества:

• Инвойс розничного магазина: Содержит подробную информацию о товарах, ценах, налогах и скидках. Этот тип счетов используется предприятиями прямых продаж, включая розничную торговлю одеждой, электроникой и продуктами питания.
• Счет-проформа: Клиент получает счет-проформу перед транзакцией. Такой счет описывает, оценивает и принимает платеж. Иностранные покупатели используют счета-проформы для финансирования, аккредитивов и таможни. Международные экспортеры также используют этот тип инвойсов.
• Коммерческий инвойс: Международные торговые компании используют коммерческие инвойсы для описания, оценки и транспортировки товаров. Его необходимо предъявить таможенникам страны-импортера для установления таможенных пошлин и налогов.
• Повторяющийся инвойс: этот тип счетов выставляется подписчикам ежемесячно или ежегодно. В большинстве случаев он генерируется автоматически и предоставляет ту же информацию, что и счет-фактура. Сервисы по обслуживанию и подписке используют повторяющиеся инвойсы.
• Кредитный инвойс: Потребитель получает кредитный счет, когда он возвращает продукты или услуги или когда необходима корректировка счета.
• Дебетовый инвойс: этот тип счета отправляется потребителю, когда необходимы дополнительные платежи. В таком инвойсе добавляется сумма «в плюс».
• Инвойс с табелем учета рабочего времени: Этот счет основан на количестве часов, отработанных сотрудником или подрядчиком. В него включаются отработанные часы, ставка заработной платы и общая сумма задолженности. Фрилансеры и консультанты используют табели учета рабочего времени для отчетности и выставления счетов клиентам.
• Инвойс на предоплату: Такой инвойс запрашивает оплату до предоставления услуги или товара. Компании, занимающиеся веб-дизайном, и организаторы свадеб используют инвойсы на предоплату для регистрации транзакций и получения оплаты.

Как инвойсы помогают разным компаниям?

Разные компании используют инвойсы по-разному. Вот несколько примеров:

• Фрилансеры или независимые подрядчики взимают с клиентов плату за проектную работу. Обычно они используют проформы или стандартные инвойсы, в которых подробно описываются услуги, условия оплаты и даются указания по оплате.
• Владельцы малого бизнеса используют разные инвойсы в зависимости от требований регуляторов и потребностей бизнеса. Например, владелец розничного магазина использует инвойс магазина для выставления счетов потребителям, тогда как сервисная фирма использует инвойс с табелем учета рабочего времени для регистрации оплачиваемых часов.
• Крупные компании используют коммерческие счета для международной торговли, повторяющиеся счета для регулярных платежей и дебетовые или кредитные счета для изменения в счетах.
• Компании в сфере электронной коммерции и маркетплейсы используют различные счета-фактуры в зависимости от способов оплаты и платформ. Компании используют коммерческие счета для международных транзакций и счета на предоплату для авансовых платежей.

Как создать инвойс

Самый простой способ создать инвойс — использовать специальное программное обеспечение, одобренное для использования в вашей стране. При использовании программного обеспечения все, что вам нужно сделать, это добавить в программу соответствующую информацию, включая контактные данные, предоставляемые услуги или товары, цены и т. д., без необходимости заниматься созданием формата или дизайна.

После того как вы отправите инвойс, важно отслеживать, какие счета оплачены, а какие еще нет. При использовании программного обеспечения для выставления счетов это должно происходить автоматически.

Часто задаваемые вопросы