인보이스란 무엇이며 비즈니스에서 인보이스가 필요한 이유는 무엇인가요?

비즈니스 세계에서 성공하기 위해서는 회계와 인보이스 발행에 대해 자세히 알고 있어야 합니다. 이 분야를 제대로 이해하면 고객으로부터 제때, 적절한 요율로 대금을 수취하고 회계사나 세무 당국에 여러분의 소득을 정확히 보고할 수 있습니다.

이번 가이드북에서는 인보이스의 세계로 뛰어들어 인보이스의 정의, 몇 가지 인보이스에 관한 예시, 인보이스가 중요한 이유 등에 대해 알아보겠습니다.

인보이스란 무엇인가요?

인보이스는 셀러가 바이어에게 제공하는 회계 문서입니다. 인보이스에는 제공된 서비스 또는 상품과 지불해야 할 총 비용이 적혀 있습니다. 인보이스의 궁극적인 목적은 바이어에게 제공된 서비스에 대해 지불해야 함을 알리는 데 있습니다. 이는 B2B 및 B2C 판매에 모두 해당됩니다.

인보이스는 일반적으로 서비스나 상품이 제공된 후 지불이 완료되기 전에 발행됩니다. 이것이 인보이스와 영수증의 주요 차이점입니다. 하지만 국가와 비즈니스 모델에 따라 다른 규정이 적용될 수 있으므로 해외 비즈니스를 운영 중이라면 판매 프로세스의 어느 시점에 어떤 회계 문서를 발행되어야 하는지 항상 확인하는 것이 중요합니다.

일반적으로 인보이스에 포함되는 내용은 무엇인가요?

비즈니스에 따라 인보이스에는 다양한 항목이 포함될 수 있습니다. 가장 일반적으로 사용되는 몇 가지 항목들을 살펴보겠습니다.

• 인보이스 제목: 업체명, 주소, 연락처 정보, 인보이스 번호, 세금 ID, 웹사이트 및 날짜가 포함됩니다.
• 고객 정보: 고객의 이름 및 연락처 정보
• 제품 또는 서비스에 대한 설명: 이 섹션에서는 제공되는 상품 또는 서비스에 대한 자세한 설명과 각 품목의 수량, 단가 및 총 금액을 확인할 수 있습니다.
• 총 지불 금액: 세금 또는 할인을 포함하여 인보이스에 기재된 모든 상품에 대해 지불해야 하는 총 금액입니다.
• 지불 조건: 상품 및 서비스에 대한 회사의 지불 조건
• 체납료: 늦은 지불 시 부과되는 모든 수수료 또는 벌금
• 추가 정보: 배송비 및 취급 수수료, 이용 약관 및 특별 지침이 포함됩니다.

인보이스에는 어떤 유형들이 있나요?

금전적 손실과 평판 손상으로부터 비즈니스를 보호하기 위해서는 지불 사기를 방지하는 것이 무엇보다 중요합니다. 지불 사기로부터 비즈니스를 보호하기 위해서는 적절한 유형의 인보이스를 사용해야 합니다. 다음은 전문가가 권장하는 주요 인보이스 유형들입니다.

• 소매점 인보이스: 품목, 가격, 세금 및 할인에 대한 자세한 내용이 포함됩니다. 이 인보이스 유형은 의류, 전자제품, 식품 소매업체 등 직접 판매 비즈니스에서 사용됩니다.
• 견적 인보이스: 고객은 거래 전에 견적 인보이스를 받게 됩니다. 견적 인보이스는 가격을 명시하고 지불을 수락하는 데 이용되며, 해외 구매자는 금융, 신용장 및 통관 시 견적 인보이스를 사용합니다. 글로벌 수출업체도 이러한 유형의 인보이스를 활용합니다.
• 상업 인보이스: 글로벌 상거래 기업은 상업 인보이스를 사용하여 제품을 설명하고, 가격을 책정하고, 운송합니다. 관세 및 세금을 확정하기 위해 수입국의 세관 담당자에게 제시해야 하는 인보이스입니다.
• 정기 인보이스: 이 유형의 인보이스는 구독자에게 매월 또는 매년 정기적으로 발행됩니다. 대부분의 경우 자동으로 발행되며 인보이스와 동일한 정보를 제공합니다. 유지 관리 및 구독 서비스에 사용됩니다.
• 신용 인보이스: 소비자가 제품이나 서비스를 반품하거나 계정 조정이 필요한 경우에는 신용 인보이스가 발행됩니다.
• 직불 인보이스: 이 유형의 인보이스는 소비자에게 추가 요금이 청구될 때 발행됩니다. 인보이스에 추가되는 금액이 표시됩니다.
• 타임시트 인보이스: 이 인보이스는 직원 또는 계약업체의 근무 시간을 기준으로 작성됩니다. 근무 시간, 요금 및 총 지급액이 포함됩니다. 프리랜서와 컨설턴트는 타임시트 인보이스를 사용하여 근무 시간을 관리하고 고객에게 요금을 청구합니다.
• 선불 인보이스: 서비스나 제품이 공급되기 전에 선불을 요청하는 인보이스입니다. 웹 디자인 회사와 웨딩 플래너는 선불 인보이스를 사용하여 거래를 기록하고 지불을 요청합니다.

인보이스가 다양한 유형의 비즈니스에 어떤 도움이 되나요?

인보이스는 비즈니스 유형에 따라 다양한 목적으로 활용됩니다. 다음은 몇 가지 예시입니다.

• 프리랜서 또는 독립 계약업체는 프로젝트 작업에 대해 고객에게 비용을 청구합니다. 일반적으로 서비스, 지불 조건 및 지시 사항을 자세히 설명하는 견적 또는 표준 인보이스를 사용합니다.
• 소규모 비즈니스는 요구 사항에 따라 여러 인보이스를 사용합니다. 예를 들어 소매점은 소매점 인보이스를 사용하여 소비자에게 비용을 청구하는 반면, 서비스 회사는 타임시트 인보이스를 사용하여 청구 가능한 시간을 기록합니다.
• 대기업은 해외 거래에는 상업 인보이스를, 정기 결제에는 정기 인보이스를, 인보이스 변경 시에는 직불 또는 신용 인보이스를 사용합니다.
• 이커머스 기업과 마켓플레이스는 지불 방법과 플랫폼에 따라 다양한 인보이스를 사용합니다. 기업들은 해외 거래에는 상업 인보이스를, 선불 거래에는 선불 인보이스를 사용합니다.

인보이스를 작성하는 방법

인보이스를 가장 쉽게 작성하는 방법은 해당 국가에서 사용 승인된 전용 소프트웨어를 사용하는 것입니다. 소프트웨어를 사용하면 서식이나 디자인을 만들 필요 없이 연락처 정보, 제공된 서비스 또는 상품, 가격 등 관련 정보를 추가하기만 하면 됩니다.

인보이스를 보낸 후에는 어떤 인보이스가 지불되었고 어떤 인보이스가 아직 미지급 상태인지 확인하는 것이 중요합니다. 인보이스 발행 소프트웨어를 사용하는 경우 이 작업이 자동으로 수행됩니다.

가장 자주하는 질문들