What are invoices and why do you need them in business?

En el mundo de los negocios, aprender los pormenores de la contabilidad y la facturación es crucial para tener éxito. Entender este espacio es fundamental para asegurarte de cobrar a tiempo, con las tarifas adecuadas, e informar tus ingresos con precisión a tu contador o a las autoridades.

En esta guía, nos meteremos en el mundo de la facturación y entenderemos lo que es una factura, veremos algunos ejemplos y comprenderemos su importancia, entre otras cosas.

¿Qué es una factura?

Una factura es un documento de contabilidad que un vendedor proporciona a un comprador. Detalla los servicios o productos brindados y el costo total a cobrar. El objetivo principal de una factura es notificar al comprador que debe pagar por los servicios brindados. Esto es relevante tanto para ventas B2B (empresa a empresa) como B2C (empresa a consumidor).

Una factura se emite generalmente una vez entregados los productos o servicios, pero antes de realizarse el pago. Esta es la diferencia principal entre una factura y un recibo. Dicho esto, diferentes países y modelos de negocio tienen diferentes regulaciones, y siempre es importante verificar qué documentos de contabilidad tienes que emitir y en qué punto del proceso de venta.

¿Qué se incluye generalmente en una factura?

Dependiendo del negocio, en una factura puede incluirse una gran variedad de elementos. Debajo hay una lista de algunos de los elementos más comunes encontrados:

• Encabezado de la factura: esto incluye el nombre, dirección e información de contacto del negocio, número de factura, número de identificación fiscal, sitio web y fecha
• Información del cliente: nombre e información de contacto del cliente
• Descripción de los productos o servicios: esta sección ofrece una descripción detallada de los productos o servicios proporcionados, así como la cantidad, precios unitarios y precio total
• Monto total a pagar: este es el monto total adeudado por todos los productos o servicios descritos en la factura, incluyendo impuestos o descuentos
• Términos de pago: las condiciones de pago de la empresa por los productos y servicios
• Fees por pagos atrasados: cualquier fee o sanción impuesta por un atraso en el pago
• Información adicional: esto incluye fees por envío, términos y condiciones e instrucciones especiales

¿Cuáles son los diferentes tipos de facturas?

Evitar el fraude de pagos es un aspecto fundamental para proteger a los negocios de pérdidas financieras y daños en su reputación. Estas son nuestras principales recomendaciones para protegerte del fraude:

• Factura de tienda minorista: detalla artículos, precios, impuestos y descuentos. Este tipo de factura la usan negocios de venta directa, incluyendo minoristas de indumentaria, electrónica y alimentos.
• Factura proforma: un cliente recibe una factura proforma antes de una transacción. Describe precios y acepta pagos. Los compradores extranjeros usan facturas proforma para subvenciones, cartas de crédito y aduana. Los exportadores globales también utilizan este tipo de facturas.
• Factura comercial: las empresas de comercio internacional usan facturas comerciales para describir, tasar y transportar productos. Debe mostrarse a los oficiales de aduana del país importador para establecer obligaciones e impuestos aduaneros.
• Factura periódica: este tipo de factura se usa mensual o anualmente para suscriptores. En la mayoría de los casos, se genera automáticamente y proporciona la misma información que una factura. Los servicios de mantenimiento y suscripción usan facturas periódicas.
• Nota de crédito: un consumidor recibe una nota de crédito cuando devuelve un producto o servicio o cuando es necesario un ajuste en las cuentas.
• Factura de débito: este tipo de factura se envía a un consumidor cuando se necesitan más cargos. Añade una suma positiva a la factura.
• Planilla de horarios: esta factura se basa en las horas trabajadas del empleado o colaborador. Se incluyen horas trabajadas, tarifa por hora y total adeudado. Los freelancers y consultores usan planillas de horarios para registrar las horas y cobrar a sus clientes.
• Factura prepaga: esta factura solicita un pago antes de que se proporcione un servicio o producto. Las empresas de diseño web y los wedding planners usan facturas prepagas para registrar transacciones y buscar su pago.

¿Cómo ayuda la facturación a los diferentes tipos de negocios?

Diferentes tipos de negocios pueden usar distintas facturas por diferentes razones. Estos son algunos ejemplos:

• Los freelancers o colaboradores independientes cobran a los clientes por proyecto de trabajo. Generalmente usan facturas proforma o estándar que detallan los servicios, condiciones de pago e indicaciones.
• Los dueños de pequeñas empresas usan diferentes facturas según sus requerimientos. Por ejemplo, el dueño de una tienda minorista usa una factura minorista para cobrar a sus clientes, mientras que una empresa de servicios usa una planilla de horarios para llevar registro de las horas facturables.
• Las grandes empresas usan facturas comerciales para el comercio internacional, facturas periódicas para los pagos regulares y facturas de débito o notas de crédito para correcciones en las facturas.
• Los negocios y marketplaces de eCommerce usan varias facturas dependiendo de sus plataformas y métodos de pago. Las empresas usan facturas comerciales para las transacciones internacionales y facturas prepagas para pagos por adelantado.

Cómo crear una factura

La manera más fácil de crear una factura es usar un software específico aprobado para su uso en tu país. Al usar un software, todo lo que tienes que hacer es añadir la información correspondiente, incluyendo datos de contacto, servicios o productos proporcionados, precios, etc., sin tener que lidiar con la creación de un formato o diseño.

Una vez enviada tu factura, es importante chequear qué facturas se pagaron y cuáles están aún pendientes. Si usas un software de facturación, esto se hace automáticamente.

Preguntas Frecuentes