¿Qué son las cuentas por cobrar? Una guía para entender las CxC y su importancia

¿Qué son las cuentas por cobrar?

Las cuentas por cobrar son el monto adeudado a una empresa por productos y servicios ya brindados a un cliente pero no pagados.

La mayoría de las entidades comerciales ofrece sus productos y servicios a crédito y en efectivo. Los clientes que compran a crédito obtienen el producto o servicio por adelantado y reciben una factura. Sin embargo, pueden pagar la factura después de un tiempo, generalmente entre 30 días y 12 meses.

Durante el período de crédito, el monto adeudado permanecerá en el balance de las cuentas por cobrar hasta que el cliente lo pague.

En general, las cuentas por cobrar de tu empresa te muestran cuánto dinero tienes aún para cobrar de tus clientes y son un indicador confiable de la salud financiera de tu negocio.

Dicho eso, es fundamental tener en cuenta que las cuentas por cobrar no se refieren solo al monto sino también al proceso de cobrar el dinero adeudado a tu negocio. Ejemplos de acciones que puedes considerar procesos de CxC:

• Preparar y enviar facturas a los clientes
• Controlar que las facturas se hayan pagado
• Hacer un seguimiento de las facturas impagas
• Conciliación de facturas

¿Se parece a tu proceso general de facturación? Eso es porque eso es exactamente lo que CxC implica. Algunas personas también llaman facturación al proceso de cuentas por cobrar o facturas por cobrar.

Esencialmente, las cuentas por cobrar se presentan como deuda o crédito extendido a tu cliente. Sin embargo, dado que el monto es por servicios o productos brindados, el cliente está legalmente obligado a pagarte, lo que lo convierte en un activo (no un pasivo) en tu hoja de balance.

Ejemplos de cuentas por cobrar

Los ejemplos de cuentas por cobrar incluyen:

• Ventas hechas a clientes usando crédito de la tienda
• Suscripciones (bimestrales, mensuales, o a veces anuales)
• Cuotas o pagos a cuenta
• Montos facturados

Todos estos cuentan como cuentas por cobrar ya que el costo para el cliente se paga después de haber recibido los productos o servicios.

Cuentas por cobrar versus cuentas a pagar

Las cuentas a pagar son lo opuesto a las cuentas por cobrar Cuando una empresa debe un monto a un tercero, tiene la responsabilidad de pagar esa deuda.

Por ejemplo, si recibiste productos de tu proveedor pero todavía no pagaste, este monto cae para ti dentro de las cuentas a pagar, y para tu proveedor estará dentro de las cuentas por cobrar.

¿Cuáles son los objetivos comerciales de las cuentas por cobrar?

Hay varios objetivos comerciales en los procesos de las cuentas por cobrar. Algunos de estos son:

Maximizar la generación de ingresos

Las cuentas por cobrar de tu negocio son esenciales para evaluar su rentabilidad y podrían estar entre sus medidas de generación de ingresos más firmes. Es la guía más precisa para mostrarte cuánto dinero entra a tu empresa.

Al evaluar si tu negocio es rentable, puedes comparar tus cuentas por cobrar además de otros activos con tus pasivos.

Si restas los pasivos a los activos y el resultado es positivo, tu negocio es rentable.

Si no, tendrás que encontrar maneras de aumentar tus ingresos. Las cuentas por cobrar y otros activos corrientes o de corto plazo, como pagos en efectivo, son la mejor forma de hacerlo rápidamente.

Adicionalmente, los procesos de las cuentas por cobrar ayudan a los clientes a pagar sus facturas a tiempo. Estos procesos hacen un seguimiento de las facturas pendientes y monitorean a los clientes que aún no pagaron, asegurando que salden sus facturas impagas puntualmente. Como resultado, las cuentas por cobrar aseguran que tu negocio mantenga una liquidez consistente y pueda crecer.

Reducir las deudas incobrables

Las deudas de los clientes son inevitables cuando haces negocios. Pero puedes reducir significativamente tus pérdidas por deudas incobrables con los procesos adecuados de facturación y cuentas por cobrar.

Los mejores procesos de cuentas por cobrar proporcionan información precisa sobre los clientes ideales con los que trabajar y aquellos que probablemente aumenten tu gasto de deuda incobrable.

Sabrás qué clientes tienen un buen historial de pagos puntuales, y puedes elegir extenderles el crédito solo a ellos mientras evitas a los clientes de alto riesgo.

Tu departamento de cuentas también puede usar el conocimiento de los procesos de cuentas por cobrar para una previsión adecuada de deudas incobrables y encontrar maneras de proteger tu negocio de pérdidas financieras.

Mejorar las relaciones con los clientes

Un buen sistema de CxC permite a las empresas ofrecer un excelente servicio al cliente. Puedes personalizar el modo en que interactúas con los clientes y ayudarlos a vincularse con tu negocio.

Construir confianza de esta manera aumenta la fidelidad del cliente. Los clientes querrán seguir haciendo negocios contigo.

Identificar áreas que mejorar

La información de los informes de liquidez pueden ayudarte a identificar procesos comerciales que funcionan bien y otros que necesitan mejoras. También podrías obtener información valiosa para planificar estrategias de crecimiento de tu negocio analizando los informes de liquidez.

¿Qué son las métricas y KPIs de las cuentas por cobrar?

Las métricas y KPIs de las CxC son medidas cuantitativas que puedes usar para evaluar la eficiencia de tus procesos de CxC y tener un panorama más amplio de tus procesos comerciales.

Algunas de las métricas de CxC más importantes a las que prestar atención son:

El proceso de las cuentas por cobrar

El proceso de CxC es un proceso detallado y bien documentado que involucra cinco pasos claros:

Creación de crédito

La empresa crea los términos de crédito y decide cuánto crédito otorgará a sus clientes. Determinar esto podría requerir chequear el historial crediticio del cliente y hacerse una idea de su índice de utilización de crédito para poder tener la certeza de que pagará dentro del tiempo estipulado.

Facturación

La facturación ocurre una vez que entregas los productos o servicios al cliente. Puedes hacerlo manualmente preparando y enviando una factura en papel por correo postal o electrónicamente.

Las facturas electrónicas pueden tener diferentes formatos, pueden enviarse por email o generarse y enviarse a través de algún software de facturación.

Nosotros recomendamos automatizar este proceso integrando un software confiable de facturación a tu software de contabilidad actual.

Eso es porque la facturación es un trabajo urgente – cuanto más rápido reciba la factura un cliente, mayores serán las chances de que pague puntualmente.

Aceptación de pagos

Puedes recibir pagos de clientes a través de diferentes canales, incluyendo transferencias wire, tarjetas de crédito virtuales, pagos ACH o cheques en papel.

Recomendamos configurar varios canales de pago online para que sea más fácil y práctico para tus clientes pagar sus deudas.

Pero recuerda, configurar y manejar cada opción de pago online tiene sus costos. Asegúrate de que tu empresa pueda manejar todos los costos de tus métodos de pago elegidos.

Conciliación de pagos

El proceso de conciliación de pagos implica marcar una factura como pagada una vez que recibes el pago de un cliente.

Puede ser un proceso tedioso porque las empresas reciben miles de pagos. Considera usar un software de conciliación de pagos para simplificar el proceso.

Cobranzas

Si no recibes y puedes hacer uso de un pago para la fecha acordada, tu cliente se convierte en moroso.

Puedes transferirlo al sector de Cobranzas, donde un cobrador intentará contactar al cliente y trabajar con él para cobrar el pago.

Beneficios de las cuentas por cobrar

La naturaleza de las cuentas por cobrar es que son activos tanto corrientes como líquidos. Su estado como activo corriente significa que el cliente debe hacer el pago por el monto adeudado en un año o menos.

Como activo líquido, tú tienes acceso a tus cuentas por cobrar. Forman parte del capital más accesible de tu empresa, y puedes usarlas como fuente de fondos diarios.

Tu empresa puede usar las cuentas por cobrar como garantía para solicitudes de préstamos y para cumplir con obligaciones financieras de corto plazo.

Con estas dos características, su accesibilidad y rápido retorno, las cuentas por cobrar se convierten en una fuente vital de capital activo de uso diario para tu empresa.

Desventajas de las cuentas por cobrar

La mayor desventaja de las cuentas por cobrar es que no hay certeza de que el cliente pague el monto adeudado.

Por supuesto que hay una obligación legal, particularmente cuando tienes evidencia documental como una factura o un contrato firmado. Sin embargo, aún así el cliente podría seguir evitando pagar su deuda.

Algunas veces, especialmente con montos pequeños, podrías tener que declarar el monto como pérdida o deuda incobrable. Esto es porque el costo de demandarlo legalmente o seguir insistiendo usando tus propios recursos podría superar por lejos la ganancia de hacerlo.

¿Qué pasa si los clientes no pagan?

Si los clientes no pagan el monto que adeudan puntualmente, toma cualquiera de las siguientes medidas:

Corta el crédito a los clientes que se retrasan en sus pagos

Si tienes clientes que recurrentemente no pagan sus deudas, considera revisar su relación de crédito con tu negocio. Puedes enviarles advertencias inicialmente, y cortar su crédito luego de varias instancias de no pagar a tiempo.

Solo sigue ofreciendo crédito a clientes que cumplan con sus obligaciones a tiempo.

Convierte sus cuentas por cobrar en un bono a largo plazo

Convertir las cuentas por cobrar de tus clientes en bonos por cobrar les da más tiempo para pagar su deuda. Es la mejor jugada si no quieres dar por perdido el monto impago y contarlo como deuda incobrable.

Como bonos por cobrar, el monto adeudado cuenta como activo corriente o no corriente en tus libros de contabilidad.

Contrata a una agencia de cobros

También puedes contratar a una agencia de cobros para que haga el seguimiento con el cliente en tu nombre y lograr que pague.

Cómo optimizar tu proceso de cuentas por cobrar

Estos son algunos consejos de nuestros expertos para ayudarte a manejar tu proceso de CxC más eficientemente e incrementar tu índice de rotación:

Desarrolla una política de crédito prístina

Tus clientes deben saber qué aceptan cuando toman crédito de tu empresa. También debes tener evidencia de su compromiso con tus términos. Establecer políticas de crédito y acuerdos simples y por escrito te ayudará cuando tengas que hacer responsables a tus deudores.

Además, usa tu política de crédito como una oportunidad para delinear las calificaciones y requerimientos de tu deudor ideal, y solo acepta candidatos que den con este perfil y puedan cumplir con los pagos.

Ofrece a tus clientes más formas de pagar

Ofrecer a tus clientes varias alternativas de pago podría reducir la necesidad de cobrar tus facturas más adelante. Además de efectivo y transferencia electrónica de fondos, puedes utilizar servicios financieros especializados para los pagos internacionales. Apunta a que sea fácil pagar al instante, pero que también lo sea pagar una deuda.

Llámalos y programa recordatorios regulares

Es esencial dar seguimiento a balances faltantes. Recordar a los clientes hacer sus pagos podría refrescar la memoria de aquellos que genuinamente lo olvidaron. También te asegurarás de no pasar por alto ningún pago y perder dinero innecesariamente.

Automatiza tu proceso

Puedes automatizar varios pasos de tu proceso de cuentas por cobrar. Por ejemplo, puedes automatizar la facturación usando plantillas automatizadas como generadores de facturas gratuitos, y configurar facturas recurrentes para cuotas o suscripciones. Con un buen software, también puedes automatizar los recordatorios de pagos para tus clientes.

Payoneer te permite integrar QuickBooks a su solución de pagos globales. Esto te permite automatizar tu conciliación de facturas para hacer corresponder tus facturas con tus ingresos. También puedes conciliar tus cuentas por cobrar y cuentas a pagar para ayudarte a calcular tus ganancias con mayor precisión.

Conclusión

Manejar una empresa requiere de un equilibrio firme entre flexibilidad y regulación. Por supuesto que desarrollar una relación con tus clientes es vital, y venderles a crédito puede alimentar su confianza en tu empresa. Sin embargo, este proceso requiere de políticas y regulaciones claras y de un sistema adecuadamente controlado.

Si eres freelancer o dueño de una empresa pequeña, necesitas entender y optimizar tus procesos de cuentas por cobrar para poder mejorar tu manejo de efectivo.

Supervisa tus cuentas por cobrar eficientemente con la información brindada y siguiendo los consejos proporcionados.