ما هي الفواتير ولماذا تحتاجها في العمل التجاري؟

في عالم الأعمال التجارية، يُعد تعلم خصوصيات وعموميات المحاسبة والفواتير أمرًا بالغ الأهمية لتحقيق النجاح. فهم هذا المجال هو أساس التأكد من حصولك على أموال من العملاء في الوقت المحدد، بالمعدلات الصحيحة، والإبلاغ عن دخلك بدقة إلى المحاسب الخاص بك أو السلطات. 

في هذا الدليل، سوف نتعمق في عالم الفواتير ونفهم ماهية الفاتورة، وننظر إلى بعض الأمثلة، ونفهم سبب أهميتها، وما إلى ذلك.

ما هي الفاتورة؟

الفاتورة هي مستند محاسبي يقدمه البائع للمشتري. وهي تسرد الخدمات أو البضائع التي تم تسليمها والتكلفة الإجمالية الواجب دفعها. الهدف الأساسي للفاتورة هو إخطار المشتري بأنه يتعين عليه الدفع مقابل الخدمات المقدمة. وهو كذلك الهدف الرئيسي لكل من المبيعات فيما بين الأعمال التجارية (B2B) والمبيعات بين الأعمال التجارية والأشخاص (B2C). 

يتم إصدار الفاتورة عادةً بعد تسليم الخدمات أو البضائع ولكن قبل إجراء الدفع. هذا هو الفرق الرئيسي بين الفاتورة والإيصال. ومع ذلك، فإن البلدان ونماذج الأعمال التجارية المختلفة لديها لوائح مختلفة ومن المهم دائمًا التحقق من المستندات المحاسبية التي يتعين عليك إصدارها وفي أي مرحلة من عملية البيع.

ما الذي يتم تضمينه عادةً في الفاتورة؟ 

اعتمادًا على العمل التجاري، يمكن أن يكون هناك مجموعة واسعة من العناصر المضمنة في الفاتورة. لقد أدرجنا بعض العناصر الأكثر شيوعًا أدناه:

• رأس الفاتورة: يتضمن ذلك اسم النشاط التجاري والعنوان ومعلومات الاتصال ورقم الفاتورة والمعرف الضريبي والموقع الإلكتروني والتاريخ
• معلومات العميل: اسم العميل ومعلومات الاتصال به 
• وصف المنتجات أو الخدمات: يقدم هذا القسم وصفًا تفصيليًا للسلع أو الخدمات المقدمة بالإضافة إلى الكمية وسعر الوحدة والسعر الإجمالي لكل صنف
• إجمالي المبلغ المستحق: هذا هو المبلغ الكامل المستحق لجميع البضائع الموجودة في الفاتورة، بما في ذلك أي ضرائب أو خصومات
• شروط الدفع: شروط الدفع الخاصة بالشركة مقابل السلع والخدمات
• رسوم التأخر في الدفع: أي رسوم أو غرامات مفروضة على التأخر في الدفع
• معلومات إضافية: يتضمن ذلك رسوم الشحن والتسليم والشروط والأحكام والتعليمات الخاصة

 ما هي الأنواع المختلفة للفواتير؟

يُعد منع الاحتيال في الدفع جانبًا مهمًا لحماية الأعمال التجارية من الخسائر المالية والإضرار بالسمعة.  إليك فيما يلي أهم توصياتنا لكيفية حماية نفسك من الاحتيال:

• فاتورة متجر البيع بالتجزئة: تفاصيل العناصر والأسعار والضرائب والخصومات. يتم استخدام هذا النوع من الفواتير من قبل شركات البيع المباشر بالتجزئة بما في ذلك تجار الملابس والإلكترونيات والمواد الغذائية.
• الفاتورة الأولية: يحصل العميل على فاتورة أولية قبل إجراء المعاملة. وهي تصف الأسعار وتقبل المدفوعات. يستخدم المشترون الأجانب الفواتير الأولية لأغراض التمويل وخطابات الاعتماد والجمارك. يستخدم المصدرون العالميون هذا النوع من الفواتير أيضًا.
• الفاتورة التجارية: تستخدم شركات التجارة الدولية الفواتير التجارية لوصف المنتجات وقيمتها ونقلها. ويجب أن يتم عرضها على موظفي الجمارك في البلد المستورد لتحديد الرسوم الجمركية والضرائب.
• الفاتورة المتكررة: يتم استخدام هذا النوع من الفواتير شهريًا أو سنويًا للمشتركين. يتم إنشاؤها تلقائيًا في معظم الحالات وتقدم نفس المعلومات الموجودة في الفاتورة. تستخدم خدمات الصيانة والاشتراك الفواتير المتكررة.
• فاتورة الائتمان: يتلقى المستهلك فاتورة ائتمانية عند إرجاع المنتجات أو الخدمات أو عندما يكون تعديل الحساب ضروريًا.
• فاتورة الخصم: يتم إرسال هذا النوع من الفواتير إلى المستهلك عند الحاجة إلى رسوم إضافية. وهي تضيف مبلغًا إضافيًا إلى الفاتورة.
• فاتورة الجدول الزمني: تعتمد هذه الفاتورة على ساعات عمل الموظف أو المتعاقد. يتم تضمين ساعات العمل ومعدل الدفع وإجمالي المستحقات. يستخدم العاملون المستقلون والمستشارون فواتير الجدول الزمني لتتبع ساعات العمل وتحصيل الرسوم من العملاء.
• فاتورة الدفع المسبق: تتطلب هذه الفاتورة الدفع قبل تقديم الخدمة أو المنتج. تستخدم شركات تصميم الويب ومخططو حفلات الزفاف فواتير الدفع المسبق لتسجيل المعاملات وطلب الدفع.

ما هو دور الفواتير في مساعدة الأعمال التجارية؟

قد تستخدم أنواع مختلفة من الأعمال التجارية الفواتير لأسباب مختلفة. إليك فيما يلي بعض الأمثلة على ذلك: 

• يقوم المتعاقدون المستقلون وأصحاب الأعمال الحرة بتحصيل رسوم من العملاء مقابل أعمال المشاريع. عادةً ما يستخدمون الفواتير الأولية أو العادية التي توضح تفاصيل الخدمات وشروط الدفع والتوجيهات.
•  أصحاب الأعمال التجارية الصغيرة يستخدمون فواتير مختلفة بناءً على متطلباتهم. على سبيل المثال، يستخدم مالك متجر بيع بالتجزئة فاتورة متجر البيع بالتجزئة لتحصيل الرسوم من المستهلكين، بينما تستخدم شركات الخدمات فاتورة الجدول الزمني لتسجيل الساعات القابلة للفوترة.
• الشركات الضخمة تستخدم الفواتير التجارية للتجارة الدولية، والفواتير المتكررة للمدفوعات المنتظمة، وفواتير الخصم أو الائتمان للتغييرات التي تطرأ على الفواتير.
• تستخدم شركات التجارة الإلكترونية والأسواق فواتير مختلفة اعتمادًا على طرق ومنصات الدفع الخاصة بها. تستخدم الشركات الفواتير التجارية للمعاملات عبر الحدود وفواتير الدفع المسبق للمدفوعات المقدمة.

كيفية إنشاء الفاتورة

أسهل طريقة لإنشاء فاتورة هي استخدام برنامج مخصص معتمد للاستخدام في بلدك. عند استخدام البرنامج، كل ما عليك فعله هو إضافة المعلومات ذات الصلة بما في ذلك تفاصيل الاتصال والخدمات أو السلع المقدمة والأسعار وما إلى ذلك، دون الحاجة إلى التعامل مع إنشاء تنسيق أو تصميم. 

بمجرد إرسال فاتورتك، من المهم تتبع الفواتير التي تم دفعها، والتي لا تزال معلقة. عند استخدام برنامج الفواتير، يتم إنشاء الفواتير تلقائيًا.

الأسئلة الشائعة