دليل المحاسبة: ما هو وكيف يعمل

ما هي المحاسبة؟

المحاسبة هي عملية تسجيل وتحليل وتفسير وتلخيص المعاملات المالية لعمل تجاري أو مؤسسة. وهي تتيح قياس المعلومات المالية وإعداد التقارير عنها وإيصالها إلى أصحاب المصلحة المعنيين.

أهمية المحاسبة

تخدم المحاسبة عدة أغراض حاسمة في عالم الأعمال التجارية. فهي تساعد في تتبع الأداء المالي، واتخاذ قرارات مستنيرة، والامتثال للوائح، وتأمين التمويل، وتقييم الصحة العامة للمؤسسة.

المبادئ المحاسبية الأساسية

لضمان الدقة والاتساق، تتبع المحاسبة مجموعة من المبادئ والإرشادات. وتشمل هذه المبادئ:

• مبدأ المطابقة: يجب حساب المصروفات وتسجيلها في نفس الفترة المحاسبية مثل الإيرادات المرتبطة بها
• مبدأ حساب الإيرادات: يجب حساب الإيرادات وتسجيلها عند اكتسابها، بغض النظر عن موعد استلام دفعاتها الفعلية
• مبدأ التناسق: يجب أن تظل الأساليب والممارسات المحاسبية متسقة مع مرور الوقت، مما يسمح بإجراء مقارنات ذات معنى للبيانات المالية بين الفترات المختلفة
• مبدأ المادية: ينبغي الإفصاح عن المعلومات المالية إذا كان حذفها أو تحريفها قد يؤثر على عملية اتخاذ القرار لدى المستخدمين الذين يعتمدون على البيانات المالية

أنواع المحاسبة

هناك فروع مختلفة للمحاسبة، كل منها يخدم أغراضًا محددة.

• المحاسبة الإدارية تركز على صنع القرار الداخلي
• المحاسبة المالية تتضمن إعداد البيانات المالية لأصحاب المصلحة الخارجيين
• المحاسبة الضريبية تتعامل مع المسائل المتعلقة بالضرائب
• التدقيق يضمن دقة وامتثال السجلات المالية

الاحتياجات المحاسبية المختلفة لأنواع الأعمال التجارية المختلفة

كل نوع من الأعمال التجارية له احتياجاته الفريدة عندما يتعلق الأمر بالمحاسبة. هيا نلقي نظرة على بعض تلك الأنواع:

• العاملون لحسابهم الخاص – يتمتع أصحاب الأعمال الحرة والعاملين لحسابهم الخاص بخيار دفع ضرائبهم بأنفسهم أو استئجار محاسب للقيام بتلك الأعمال نيابة عنهم. يعتمد هذا الاختيار عادة على حجم العمل المحدد. 
• الأسواق – لا يتعين على مالكي الأسواق إدارة أعمالهم ومبيعاتهم عبر الإنترنت فحسب، بل يتعين عليهم أيضًا إبلاغ السلطات فيما يتعلق بالبائعين في تلك الأسواق. وهذا، بطبيعة الحال، يعقد الأمور ويجعل الأمر أكثر أهمية بالنسبة لصاحب العمل أن يكون لديه أنظمة جاهزة ومحترفين في متناول اليد للتعامل مع احتياجاته المحاسبية. 
• الأعمال التجارية والأعمال التجارية الناشئة – على الرغم من أن هذه الأعمال التجارية قد تكون صغيرة الحجم وفي بداية رحلتها، فمن الأهمية بمكان أن تكون احتياجاتها المحاسبية منظمة. وهذا هو السبب وراء قيامها في كثير من الأحيان بتعيين مساعدة خارجية (استشاريين/محاسبين) للتأكد من إعدادها بشكل صحيح ولإدارة العمليات اليومية. 
• الشركات والمؤسسات – عادةً ما يكون لدى هذه الشركات أقسام محاسبية داخلية تتعامل مع الاحتياجات المحاسبية للشركة.

ما هي الدورة المحاسبية؟

تتكون الدورة المحاسبية من سلسلة من الخطوات التي يتبعها المحاسبون لتسجيل وتحليل المعاملات المالية. تتضمن هذه الخطوات ما يلي:

• تحديد وتحليل المعاملات
• التدوين في دفتر اليومية
• الترحيل إلى دفاتر الأستاذ
• إعداد ميزان المراجعة
• إجراءات تعديلات الإدخالات
• إنتاج البيانات المالية

المستندات المحاسبية الرئيسية

بالإضافة إلى تسجيل وتحليل المعاملات المالية، تتضمن المحاسبة إدارة وتنظيم مختلف المستندات الأساسية. توفر هذه المستندات مسارًا شاملًا للأنشطة المالية وتكون بمثابة دليل حاسم للتدقيق والتحليل المالي. إليك فيما يلي بعض المستندات الأساسية المستخدمة بشكل شائع في المحاسبة:

• الفواتير: الفواتير هي المستندات التي يصدرها البائع للمشتري، والتي توضح تفاصيل معاملة البيع. وهي تتضمن معلومات مثل التاريخ والعنصر والخدمة المباعة والكمية وسعر الوحدة والمبلغ الإجمالي وشروط الدفع وأي ضرائب معمول بها. تعمل الفواتير كدليل على الإيرادات والحسابات المستحقة للبائع والحسابات مستحقة الدفع للمشتري.
• الإيصالات: الإيصالات هي مستندات مكتوبة أو إلكترونية يصدرها البائع للمشتري بعد استلام الدفع مقابل البضائع أو الخدمات. وهي توفر إثباتًا للدفع وتتضمن عادةً تفاصيل مثل التاريخ والمبلغ المدفوع ووصف العنصر والخدمة ومعلومات البائع. تعتبر الإيصالات ضرورية لتتبع الدخل والتحقق من النفقات والحفاظ على سجلات مالية دقيقة.
• أوامر الشراء: أمر الشراء هو مستند يصدره المشتري للبائع، تشير إلى نية شراء السلع أو الخدمات. وهو يوضح الكمية والوصف والسعر المتفق عليه وأي شروط وأحكام محددة. تساعد أوامر الشراء في إنشاء اتفاقية رسمية بين المشتري والبائع وتسهيل التسجيل الدقيق للنفقات والحسابات المستحقة الدفع.
• الكشوفات البنكية: توفر كشوفات الحساب البنكية ملخصًا لجميع المعاملات والأرصدة خلال فترة محددة للحساب البنكي. وهي تتضمن تفاصيل مثل الودائع والسحوبات والتحويلات وأي رسوم أو تكاليف. تعد الكشوفات البنكية ضرورية لتسوية الحسابات والتحقق من المعاملات وضمان دقة المعلومات المالية المسجلة.
• سجلات الرواتب: تتضمن سجلات الرواتب المستندات المتعلقة بتعويضات الموظفين، مثل الجداول الزمنية وحسابات الأجور ونماذج الاستقطاع الضريبي ووصولات دفع الرواتب. تعتبر هذه السجلات ضرورية لحساب أجور الموظفين بدقة، وتتبع نفقات الرواتب، والامتثال للوائح الضرائب والعمل التجاري.
• البيانات المالية: البيانات المالية هي تقارير رسمية تقدم نظرة عامة على المركز المالي للشركة وأدائها. تشمل البيانات المالية الرئيسية الميزانية العمومية وبيان الدخل وبيان التدفق النقدي. هذه البيانات تلخص البيانات المالية، بما في ذلك الأصول والالتزامات وحقوق الملكية والإيرادات والنفقات والتدفقات النقدية، وتوفر نظرة ثاقبة للصحة المالية للشركة.

يُعد التنظيم والمتابعة السليمة لهذه المستندات الرئيسية أمرًا بالغ الأهمية لسجلات المحاسبة الدقيقة والتحليل المالي. يمكن أن يساعد استخدام برامج المحاسبة أو الأنظمة الأساسية المستندة إلى السحابة في تبسيط إدارة المستندات وتعزيز دقة حفظ السجلات وتحسين الكفاءة العامة في العمليات المحاسبية.

اعتبارات محاسبية خاصة

في عالم الأعمال التجارية المتطور باستمرار، يجب أن تتكيف الممارسات المحاسبية لمعالجة الاعتبارات الخاصة المختلفة التي تتجاوز العمل عن بعد. تنشأ هذه الاعتبارات من الممارسات والاتجاهات التجارية الحديثة، وفهمها أمر ضروري للإدارة المالية الدقيقة. وفيما يلي بعض العوامل الرئيسية التي يجب مراعاتها:

• معالجة الدفع للعاملين عن بعد: مع تزايد انتشار العمل عن بعد، يجب على الشركات تطوير أساليب معالجة دفع فعالة مصممة خصيصًا للعاملين عن بعد. يتضمن ذلك تنفيذ أنظمة دفع آمنة عبر الإنترنت أو خيارات الإيداع المباشر لضمان التعويض المناسب وفي الوقت المناسب للموظفين عن بعد.
• التجارة الإلكترونية والمبيعات عبر الإنترنت: يطرح ظهور وتوسع التجارة الإلكترونية والمبيعات عبر الإنترنت تحديات محاسبية فريدة من نوعها. تحتاج الأعمال التجارية إلى تتبع وتسجيل المعاملات عبر الإنترنت بعناية، بما في ذلك إيرادات المبيعات والمبالغ المستردة وتكاليف الشحن وأي رسوم مرتبطة بها، لتعكس أدائها المالي بدقة.
• الخدمات القائمة على الاشتراك: تقدم العديد من الأعمال التجارية اليوم خدمات قائمة على الاشتراك، مما يتطلب ممارسات محاسبية متخصصة. يُعد التعرف الصحيح على إيرادات الاشتراك وإدارة الفواتير المتكررة وتتبع معدلات توقف العملاء أمرًا بالغ الأهمية لضمان إعداد تقارير مالية دقيقة.
• أمن البيانات والامتثال للخصوصية: يجب على الأعمال التجارية ضمان حماية البيانات المالية والشخصية الحساسة. تشمل الاعتبارات المحاسبية تنفيذ تدابير قوية لأمن البيانات، والامتثال للوائح خصوصية البيانات، والمحاسبة عن أي تكاليف أو التزامات مرتبطة بها.
• العمليات التجارية الدولية: لقد أدت العولمة إلى زيادة العمليات التجارية الدولية. تُعد محاسبة المعاملات متعددة الجنسيات، وتحويلات العملات، والامتثال لمعايير المحاسبة الدولية واللوائح الضريبية أمرًا بالغ الأهمية لإعداد التقارير المالية الدقيقة وإدارة المخاطر.

الأسئلة الشائعة